Istota interpretacji:

zwolnienia z opodatkowania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Grupa pracowników Spółki, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w treści zawartych umów z pracodawcą posiada zapisy, z których wynika, iż miejscem pracy pracowników jest m. in.:

1. siedziba Zarządu Spółki lub jej jednostek organizacyjnych w M.S
2. siedziba Zarządu Spółki: X, ul. …….. oraz W., ul. ……..,
3. siedziba Spółki, a w razie potrzeby każde inne miejsce w kraju i za granicą, jeżeli wymagać tego będzie prowadzenie spraw Spółki,
4. siedziba Działu Utrzymania Ruchu w ….,
5. obszar umiejscowienia instalacji technologicznej Spółki lub inne miejsca wskazane przez Pracodawcę w jednostkach organizacyjnych Spółki,
6. siedziba Zarządu Spółki w X oraz każde inne miejsce prowadzenia działalności przez Spółkę.
   
   

Osoby te organizacyjnie są przypisane do poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki, pracują pod nadzorem przełożonych, którzy w ramach prowadzonego nadzoru i koordynacji zadań przypisanych do podległej komórki organizacyjnej Spółki przydzielają podległym pracownikom zadania, które wiążą się z wyjazdem w teren.

Przykładowo:

1. pracownik brygady objazdowej, którego zadaniem jest monitorowanie prawidłowej pracy rurociągu, usuwanie stwierdzonych usterek i awarii, w umowie o pracę ma zapis, że jego miejscem pracy jest "obszar umiejscowienia instalacji technologicznej Spółki lub inne miejsca wskazane przez Pracodawcę w jednostkach organizacyjnych Spółki", otrzymuje polecenie wyjazdu na określony odcinek trasy rurociągu aby wykonać polecone mu obowiązki. Polecenie wyjazdu jest dokumentowane na druku "polecenie wyjazdu służbowego".
2. dyrektor zarządzający ma wpisane miejsce pracy:"siedziba Spółki, a w razie potrzeby każde inne miejsce w kraju i za granicą, jeżeli wymagać tego będzie prowadzenie spraw Spółki" - wyjeżdża służbowo na spotkania z kontrahentami w kraju i za granicą.
   
   

Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby te otrzymują należne im świadczenia z tytułu odbytej podróży służbowej: diety, zwrot kosztów przejazdu, w przypadku korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych, zwrot kosztów noclegu według stawek określonych w odrębnych ustawach, w wysokości ustalonej dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Otrzymane przez nich świadczenia w świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Spółka traktuje jako zwolnione od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i zalicza je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z uwagi na stwierdzone braki formalne, tutejszy organ podatkowy pismem z dnia 23.10.2008 r. Nr IPPB2/415-1381/08-2/MG i Nr IPPB5/423-54/08-2/MW wezwał Spółkę do uzupełnienia wniosku w zakresie przesłania pełnomocnictwa lub innego dokumentu, z którego wynika prawo do występowania w imieniu Spółki z wnioskiem o interpretację przez Panią …. oraz:

• uzupełnienie w wyznaczonym terminie opłaty o brakującą kwotę, bądź wskazanie, którego podatku dotyczy wpłacona kwota w wysokości 75 zł,

• sprecyzowanie pytania nr 1 i nr 2 w zakresie podatku, w przedmiocie którego ma być udzielona interpretacja przepisów prawa podatkowego poprzez powiązanie go z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym,

• przedstawienie stanowiska Spółki w zakresie pytania nr 2, 3 i 4.
  
  

Spółka uzupełniła wniosku w wyznaczonym terminie, pismem z dnia 29.10.2008 r. (data nadania 31.10.2008 r., data wpływu 03.11.2008 r.) oraz wyjaśniła, że:

1. pytanie nr 1 postawione w naszym wniosku dotyczy uznania jako podróże służbowe:
   
   

• wyjazdów pracowników na obiekty Spółki (rurociągi przesyłające ropę i produkty, stacje obsługi rurociągu) zlokalizowane na trenie kilku województw, w celu wykonania poleceń służbowych otrzymanych od przełożonych w siedzibie Spółki, dotyczących konserwacji tych urządzeń, ich naprawy, pomimo zapisu w ich umowach o pracę, że ich miejscem pracy jest obszar umiejscowienia instalacji technologicznej Spółki lub inne miejsce wskazane przez Spółkę,

• wyjazdów kadry zarządzającej do różnych miejscowości w kraju i za granicą, w celu odbycia spotkań handlowych z kontrahentami, pomimo zapisu w ich umowach o pracę, że ich miejscem pracy jest siedziba Spółki, a w razie potrzeby każde inne miejsce w kraju i za granicą,

• wyjazdów pracowników obsługujących flotę samochodową Spółki w celu wykonania poleceń służbowych otrzymanych od przełożonych w siedzibie Spółki, pomimo zapisu w ich umowach o pracę, że ich miejscem pracy jest siedziba Zarządu Spółki oraz każde inne miejsce prowadzenia działalności przez Spółkę,

2. pytanie nr 2 dotyczy zasadności wypłacenia z tytułu odbytej podróży opisanej w punkcie 1 świadczeń przysługujących pracownikom z tytułu odbytej podróży służbowej, przewidzianych w przepisach Kodeksu pracy - diet, zwrotu kosztów noclegu oraz kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych, pomimo zapisów w umowach o pracę, że miejscem pracy tych osób jest obszar umiejscowienia instalacji technologicznej Spółki lub inne miejsce wskazane przez Spółkę lub w odniesieniu do kadry zarządzającej - siedziba Spółki, a w razie potrzeby każde inne miejsce w kraju i za granicą.3. Stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2, 3 i 4, poparte załączonym do wniosku pismem z dnia 29 maja 2007 r. Głównego Inspektoratu Pracy, Departament Prawny nr G........... jest następujące:wykonywanie obowiązków poza miejscem, gdzie pracownik otrzymał przydział obowiązków, pomimo wskazania miejsca pracy w sposób określony w umowach o pracę, opisany we wniosku Spółki z dnia 23.09.2008 r., ma w takiej sytuacji charakter podróży służbowej, za którą przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą na podstawie art. 775 K.p. Wypłacone należności Spółka traktuje jako zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176) oraz z uwagi na ich związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami, jako koszty uzyskania przychodu, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy podróże pracowników Spółki, których miejsce pracy jest oznaczone tak, jak w opisie stanu faktycznego, odbywane na polecenie pracodawcy, mogą być kwalifikowane jako podróże służbowe...
2. Czy z tytułu powyższych podróży przysługują pracownikom świadczenia przewidziane w przepisach prawa pracy dla osób odbywających podróż służbową...
3. Czy wartość świadczeń przewidzianych w przepisach prawa pracy dla osób odbywających podróż służbową należy doliczyć do dochodu pracownika, czy też podlegają one zwolnieniu przedmiotowemu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
4. Czy poniesione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu dla Spółki w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...
   
   

Odpowiedź na pytanie w pkt 3 stanowi przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej.

Wniosek w zakresie pytania w pkt 1 i 2 zostanie rozpatrzony odrębnym pismem, natomiast w zakresie pytania w pkt 4 rozpatrzony będzie odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Mając na względzie postanowienia art. 775 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U z 1998 r. Nr 21, poz. 94), pismo z dnia 29 maja 2007 r. Głównego Inspektoratu Pracy, Departament Prawny Nr GNP-152/302-4560-2740/07/PE, z których wynika, że:

1. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,
2. jeżeli miejsce pracy jest opisane w umowie nieprecyzyjnie (ogólnikowo), przyjmuje się, że miejscem pracy jest siedziba pracodawcy lub miejsce, gdzie pracownik otrzymuje przydział zadań składający się na dany rodzaj pracy oraz, że jednocześnie możliwe jest polecanie pracy poza tak określonym umownie miejscem wykonywania pracy, Spółka prezentuje stanowisko, że wykonywanie obowiązków poza miejscem, gdzie pracownik otrzymał przydział obowiązku, pomimo wskazania miejsca pracy w sposób określony wyżej, ma w takiej sytuacji charakter podróży służbowej, za którą przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą, na podstawie art. 775 K.p.
   
   

Stąd też w przypadku pracowników, którzy mają w umowach o pracę nieprecyzyjne określenie stałego miejsca pracy Spółka dokonuje wypłaty należności przysługujących im z tytułu odbycia podróży służbowej. Wypłacone należności Spółka traktuje jako zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka wysyła swoich pracowników, którzy wykonują na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy oraz którzy w umowach o pracę mają nieprecyzyjne określenie stałego miejsca pracy, w podróże na terenie kraju i poza jego granice. Zgodnie z postanowieniami art. 775 § 1 Kodeksu pracy Spółka dokonuje wypłaty należnych pracownikom świadczeń przysługujących z tytułu przedmiotowych podróży.

Nawiązując do przywołanego wyżej art. 9 ust. 1 ustawy podatkowej oraz do treści wniosku o udzielenie interpretacji przepisów prawa, należy zwrócić uwagę, iż stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Wysokość, do której ww. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika wolne są od podatku dochodowego określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego - pomimo, iż ww. przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost odwołuje się do tego pojęcia, nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W art. 775 § 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. W świetle art. 29 ust. 1 Kodeksu pracy określenie w umowie o pracę m. in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame.

Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy - art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), a w konsekwencji rozstrzygniecie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Spółkę diet i należności za czas pracy nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W związku z powyższym, biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz obowiązujące przepisy prawa stwierdzić należy, że przyjmując, iż odbywane przez pracowników Spółki podróże mieszczą się w definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, a także dokonane wypłaty należnych pracownikom świadczeń z tytułu przedmiotowych podróży odpowiadają wysokościom limitów określonych w odpowiednich rozporządzeniach, skorzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, natomiast ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń, ponad limit określony w przedmiotowych aktach prawnych spowoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy stanowiącego podstawę naliczenia podatku dochodowego. W tak zaistniałej sytuacji Spółka jako płatnika tego podatku zobowiązana jest do poboru zaliczki podatku, łącznie z pozostałymi przychodami pracownika osiągniętymi w danym miesiącu.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z przepisem art. 14f § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), w brzmieniu nadanym art. 6 ustawy z dnia 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 141, poz. 888), od dnia 20 września 2008 r. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej podlega opłacie w wysokości 40 zł. Natomiast w przypadku wystąpienia w jednym wniosku odrębnych stanów faktycznych lub zdarzeń przyszłych opłatę pobiera się od każdego z nich (art. 14f § 2).

Opłata od wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej z dnia 23 września 2008 r. (data wpływu 26 września 2008 r.) została wniesiona w wysokości 75 zł. W związku z powyższym część dodatkowo uiszczonej w dniu 25 września 2008 r. opłaty - w wysokości 35 zł, zostanie zwrócona, zgodnie z § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783), na numer rachunku bankowego Spółki X

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.