Istota interpretacji:

Czy zwrot kosztów przejazdu na potrzeby podróży służbowych, liczony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zmianami) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 31 marca 2008 r. (data wpływu 7 kwietnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem -jest nieprawidłowe

W dniu 7 kwietnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka zatrudnia pracownika, który wykorzystuje samochód prywatny do celów podróży służbowych. Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zwrot kosztów przejazdu na potrzeby podróży służbowych, liczony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu...

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów podróży służbowych, stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ten, w przypadkach określonych ww. ustawą, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

I tak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można zatem uznać za podróż służbową:

• podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
• podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.

Z treści przytoczonego przepisu Kodeksu pracy wynika zatem, iż podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami.)

Przepisy rozporządzenia w § 5 ust. 3 przewidują również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu dopuszczalne jest jednak wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 ze zmianami).

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jak wynika z powyższych przepisów, należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości:

1. nieprzekraczającej kwot określonych w przepisach odrębnych ustaw lub rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz kwot wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu - korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych,
2. przekraczającej kwoty określone w przepisach odrębnych ustaw lub w ww. rozporządzeniu oraz nadwyżka kwoty ponad limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu - podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Przepis § 3 ww. rozporządzenia stanowi, iż z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Reasumując powyższe stwierdzić należy, że należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystają ze zwolnienia na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast wskazany we wniosku przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ma zastosowanie wówczas, gdy obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów z tytułu używania przez pracownika własnego pojazdu w jazdach lokalnych albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Podkreślenia wymaga, iż niniejsza interpretacja, zgodnie ze złożonym wnioskiem, dotyczy podróży służbowych.

W przypadku, gdyby przytoczony we wniosku stan faktyczny różnił się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, to wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego, gdyż tutejszy organ w toku wydawania interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego nie ma stosownego umocowania w przepisach prawa, umożliwiającego weryfikację przedstawionego we wniosku stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zmianami).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.