Z uwagi na stwierdzone we wniosku braki formalne, wezwano Spółkę pismem z dnia 07.04.2008 r. Nr IPPB2/415-549/08-2/MG do ich uzupełnienia (w zakresie uiszczenia dodatkowej opłaty, w sytuacji gdy interpretacja indywidualna ma być udzielona także w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wniosek uzupełniono pismem z dnia 16.04.2008 r. (data wpływu 16.04.2008 r.) oraz uiszczono dodatkową opłatę w wysokości 75 zł w dniu 16.04.2008 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zatrudnia na umowę zlecenie pracowników do wykonywania prac zleconych na terenie całego kraju. Zleceniobiorcy wykorzystują przy wykonywaniu zleceń własne środki transportu. W umowie zleceniu jest zapis o tym, że zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów przejazdów samochodem prywatnym wykorzystywanym do wykonania zlecenia na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i wynikających z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jednak nie więcej niż to wynika z przedstawionych przez zleceniobiorcę faktur zakupu paliwa. Spółka zamierza zmienić sposób zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorców w celu wykonania umowy. Spółka dokonywać będzie zwrotu tych wydatków na podstawie prowadzonej przez zleceniobiorców ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzanej każdego miesiąca przez zleceniobiorcę, w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy w świetle obowiązujących przepisów:

1. dot. podatku dochodowego od osób prawnych - czy wystarczające jest udokumentowanie przejazdów tylko w ewidencji przebiegu pojazdu bez przedstawiania dodatkowych dokumentów typu faktury, paragony itp. aby koszt był kosztem uzyskania przychodu?
2. dot. podatku dochodowego od osób prawnych - czy aby uznać koszt przejazdów samochodami prywatnymi za koszt podatkowy niezbędne jest podpisanie odrębnej umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych?
3. dot. podatku dochodowego od osób prawnych - czy aby koszt używania samochodu był kosztem podatkowym niezbędne jest zawarcie w umowie zlecenia paragrafu z zapisem, że poniesione z tego tytułu koszty nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu u zleceniobiorcy?
4. dot. podatku dochodowego od osób fizycznych - czy niezależnie od wysokości wypłaconego zwrotu kosztów, mieszczącego się w granicach określonych przez ministra właściwego do spraw pracy, zawsze będą one zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?.
   
   

Odpowiedź na pytanie w literze d) stanowi przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej.

Wniosek w zakresie pytań litery a), b), c) zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 podatku dochodowego od osób fizycznych zwrot wydatków z tytułu używania przez zleceniobiorców samochodów prywatnych do celów służbowych do wysokości określonej odrębnymi limitami nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ww. ustawy określone zostały źródła przychodów, gdzie m.in. w ust. 1 pkt 2 wymieniono działalność wykonywaną osobiście.

W ramach tego źródła przychodów, w art. 13 ustawodawca wyodrębnił w pkt 8 - przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

1. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej,
2. właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością
   - z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.
   
   

Nawiązując do art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz do treści wniosku o udzielenie interpretacji przepisów prawa, należy zwrócić uwagę, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby nie będącej pracownikiem

• do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
  
  

Stosowne do postanowień art. 21 ust. 13 ustawy, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
   
   

Zatem przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy odnosi się zarówno do pracowników, jak i osób niebędących pracownikami. Przy czym przepis ten odrębnie określa warunki korzystania ze zwolnienia od podatku w przypadku tych dwóch grup podatników. W przypadku pracowników zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej, natomiast u osób niebędących pracownikami mowa jest o tego rodzaju świadczeniach otrzymanych w związku z szeroko rozumianą podróżą, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 21 ust. 13 ustawy. W odniesieniu do tej kategorii podatników pojęcia "podróż" nie należy bowiem utożsamiać z "podróżą służbową" - pojęciem zdefiniowanym w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zatem przy braku w ustawie definicji "podróży", należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż związku z załatwianiem cudzych spraw (tj. podmiotu, który następnie zwraca poniesione w tym celu koszty), jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie wskazuje, że prawo do skorzystania ze zwolnienia w odniesieniu do świadczeń za czas podróży przysługuje osobom niebędącym pracownikami, wykonującym czynności m. in. wynikające z umowy zlecenia, poniesionych w celu osiągnięcia przychodu i nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu, lecz jedynie do wysokości limitów określonych w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W niniejszej sprawie, z uwagi na to, iż prace zlecone wykonywane będą na terenie kraju, zastosowanie będzie miało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)

Przepisy ww. rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez pracownika dla odbycia podróży służbowej prywatnego pojazdu. W takiej sytuacji wysokość zwracanych kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej pojazdem nie będącym własnością pracodawcy ustalana jest jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, która nie może być wyższa niż określona odpowiednio w § 5 ust. 3 rozporządzenia.

Ponieważ zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy zarówno pracowników, jak również osób niebędących pracownikami, świadczenia wypłacane tym osobom z tytułu zwrotu kosztów przejazdu pojazdem nie będącym własnością zleceniodawcy będą korzystały ze zwolnienia do wyżej wskazanej wysokości. Natomiast nadwyżka ponad określone w przepisach limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza zmienić dotychczasowy sposób przedmiotowych rozliczeń w taki sposób, że zwrot wydatków w dalszym ciągu dokonywany będzie na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzanej każdego miesiąca przez zleceniodawcę, wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu, bez stosowania ograniczenia tego zwrotu, do wysokości faktur zakupu paliwa.

Po przeprowadzeniu analizy planowanych przez Spółkę zmian, a także na podstawie przytoczonych powyżej przepisów prawa podatkowego oraz odrębnych przepisów regulujących wysokość i warunki ustalania należności za czas podróży osób nie będących pracownikami, należy zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż przedmiotowy zwrot skorzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy. Bowiem z przepisów prawa nie wynika, aby skorzystania ze zwolnienia opodatkowania zwrotu przedmiotowych wydatków było dodatkowo ograniczone wysokością przedstawionych przez zleceniobiorcę faktur zakupu paliwa.

Reasumując należy stwierdzić, iż zwrot wydatków z tytułu używania przez zleceniobiorców samochodów prywatnych do celów służbowych skorzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zarówno przed jak i po zmianie sposobu rozliczania tego zwrotu, do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.