Pytanie:

Czy pracodawca, ma obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, od przychodów wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością tego pracodawcy#8722; w sytuacji, kiedy wyjazdy tym samochodem (wyłącznie zamiejscowe) następują na podstawie wydanej przez pracodawcę delegacji, natomiast kwota zwrotu kosztów stanowi iloczyn przejechanych kilometrów oraz obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, ustalony w oparciu o przepisy wydane przez właściwego ministra, zaś ilość przejechanych kilometrów wynika z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu?

Czy pracodawca, ma obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, od przychodów wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością tego pracodawcy#8722; w sytuacji, kiedy wyjazdy tym samochodem (wyłącznie zamiejscowe) następują na podstawie wydanej przez pracodawcę delegacji, natomiast kwota zwrotu kosztów stanowi iloczyn przejechanych kilometrów oraz obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, ustalony w oparciu o przepisy wydane przez właściwego ministra, zaś ilość przejechanych kilometrów wynika z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu?

stwierdza, iż stanowisko przedstawione w tym wniosku, jest prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

W dniu 06 kwietnia 2007r. wpłynął do tut. organu wniosek Państwa z dnia 05 kwietnia 2007r. o wydanie interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, zmieniony i uzupełniony w dniu 18 kwietnia 2007r.

Z treści wniosku wynika, iż płatnik podpisał umowę z pracownikami o używaniu samochodów prywatnych tychże pracowników w związku z odbywaniem przez nich podróży służbowych w celu wykonania zadania służbowego. Wyjazdy następują na podstawie wydawanej tymże pracownikom delegacji, przy czym są to tylko wyjazdy zamiejscowe. Następnie w oparciu o prowadzoną przez pracowników ewidencję przebiegu pojazdu płatnik dokonuje na rzecz pracowników zwrotu kosztów za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych, zaś kwotę zwrotu stanowi iloczyn przejechanych przez pracownika kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, ustalonej na podstawie przepisów wydanych przez właściwego ministra. Dodatkowo z wniosku wynika, iż koszty eksploatacji samochodu ponosi pracownik.

Na tle tak zaprezentowanego stanu faktycznego sprawy sformułowaliście Państwo następujące pytanie: Czy pracodawca, ma obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, od przychodów wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością tego pracodawcy#8722; w sytuacji, kiedy wyjazdy tym samochodem (wyłącznie zamiejscowe) następują na podstawie wydanej przez pracodawcę delegacji, natomiast kwota zwrotu kosztów stanowi iloczyn przejechanych kilometrów oraz obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, ustalony w oparciu o przepisy wydane przez właściwego ministra, zaś ilość przejechanych kilometrów wynika z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu?

W treści wniosku wyraziliście Państwo własne stanowisko w odniesieniu do powyższego pytania, stwierdzając, iż Państwa zdaniem, płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego pracownikom zwrotu kosztów używania w jazdach zamiejscowych, do celów służbowych, samochodów osobowych będących ich własnością, z uwagi na przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.) - dalej: ustawa.

Stan prawny

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Tymi odrębnymi przepisami są: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236 poz. 1990)#8722; dalej: rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r., oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271).#8722; dalej: rozporządzenie z 25 marca 2002 r.

W świetle regulacji § 1 w związku z § 3 pkt.1, § 5 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r., zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej, samochodem pracownika (§ 5), mieści się w zakresie pojęcia "należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej" w rozumieniu § 1 w związku z § 3 pkt.1 powołanego aktu prawnego. Koszty te zaś, m.in. w kontekście zawartego w § 5 ust.3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r., odesłania do przepisów rozporządzenia z 25 marca 2002 r.#8722; mogą wynikać z tytułu jazd lokalnych bądź jazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (zamiejscowych) ( § 1 ust.1#8722;2 powołanego aktu).

Z tej perspektywy, językowa wykładnia art.21 ust.1 pkt.16 ustawy prowadzi do wstępnego wniosku, iż w zakresie normowania tego przepisu zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy mieści się zarówno w jazdach lokalnych jak i zamiejscowych. Należy jednak zwrócić uwagę na regulację szczególną w stosunku do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, którą stanowi przepis art. 21 ust. 1 23b) ustawy. W myśl tego unormowania, zwalnia się z podatku dochodowego od osób fizycznych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Systemowy kontekst obu powołanych przepisów prowadzi, zatem do wniosku, iż ustawodawca, mocą art.21 ust.1 pkt.23b ustawy, wyłączył z zakresu normowania art.21 ust.1 pkt.16 ustawy zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością tego pracodawcy, w jazdach lokalnych, za wyjątkiem przypadków, gdy obowiązek ponoszenia przez pracodawcę takich kosztów w jazdach lokalnych albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów w jazdach lokalnych wynika wprost z przepisów innych ustaw. Przykładowo, możliwość przyznania prawa do zwrotu takich kosztów w jazdach lokalnych przewiduje expressis verbis regulacja art.46a ustawy z dnia 28 września 1991r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 45, poz. 435 z późn. zm.), w myśl której #8722; pracownikom Służby Leśnej, w tym również strażnikom leśnym, używającym własnych pojazdów, do celów służbowych, w jazdach lokalnych, może być przyznane prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem tych pojazdów - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub do wysokości nieprzekraczającej stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. W konkluzji należy zatem stwierdzić, iż skoro ograniczenie wynikające z regulacji art.21 ust.1 pkt.23b ustawy dotyczy jedynie kosztów z tytułu jazd lokalnych, zwrot kosztów z tytułu jazd zamiejscowych, korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, na warunkach określonych regulacją art.21 ust.1 pkt.16 ustawy.

Ocena prawna stanu faktycznego.

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa w złożonym wniosku w oparciu o stan prawny obowiązujący w dacie jego złożenia, tut. organ stwierdził, iż stanowisko Państwa, w którym stwierdziliście Państwo, iż płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego pracownikom zwrotu kosztów używania w jazdach zamiejscowych, do celów służbowych, samochodów osobowych będących ich własnością, z uwagi na przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy#8722; jest prawidłowe. Przepis ten bowiem obejmuje swym zakresem tego rodzaju należności, zaś regulacja szczególna art.21 ust.1 pkt.23b ustawy, wprowadza ograniczenia jedynie w odniesieniu do jazd lokalnych.