Pytanie:

Czy jeżeli zapis odmienny od zawartego w Rozporządzeniu wynika z zakładowego układu zbiorowego pracy i wprowadza własne uregulowania korzystniejsze dla pracownika, zwalniające z obligatoryjnego dokumentowania wydatków podróży służbowej - przejazdów (bilety PKP, PKS) oraz rozliczania delegacji w terminie 21 dni to nie pozbawi pracownika stosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Spółka zadaje pytanie: czy jeżeli zapis odmienny od zawartego w Rozporządzeniu wynika z zakładowego układu zbiorowego pracy i wprowadza własne uregulowania korzystniejsze dla pracownika, zwalniające z obligatoryjnego dokumentowania wydatków podróży służbowej - przejazdów (bilety PKP, PKS) oraz rozliczania delegacji w terminie 21 dni to nie pozbawi pracownika stosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Płatnik stoi na stanowisku, iż posiadanie przez pracowników biletów dokumentujących przejazdy i dojazdy komunikacja miejscową nie ma znaczenia dla zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Ponadto ustalanie warunków wypłacania należności za czas podróży służbowej w zakładowym układzie zbiorowym pracy w sposób odmienny od zawartego w Rozporządzeniu tj. na podstawie polecenia wyjazdu rozliczonego przez delegowanego pracownika i zatwierdzonego do wypłaty przez upoważnionego pracownika - bez obowiązku załączania biletów jest zgodne z przepisami prawa pracy.

Biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Targówek stwierdza, co następuje:

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt. 16 w/w ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby nie będącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13.

Art. 775 § 1 Kodeksu pracy określa, iż pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. W ramach podróży służbowej pracownikowi zostaje powierzone zadanie odrębnie, poza zakresem czynności wymienionym w umowie o pracę. Wykonywanie przez pracownika zadania poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, na jego rzecz i pod jego kierownictwem powoduje, iż przysługujące mu z tytułu podróży służbowej diety i inne należności będą podlegały zwolnieniu określonemu w art. 21 ust. ust. 1 pkt. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 z późn. zm.). Od dnia 1 stycznia 2007 r. zgodnie z brzmieniem § 8a pkt. 3 rozporządzenia - do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) było niemożliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika dokonywane jest w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (§ 8a pkt. 2 rozporządzenia).

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca może ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Winny one zostać określone w zakładowym układzie zbiorowym lub też w umowach o pracę zawieranych z pracownikami.

Zgodnie ze stanem faktycznym opisanym w Państwa wniosku Spółka zamierza uregulować kwestie podróży służbowych w protokole dodatkowym do zakładowego układu zbiorowego pracy obowiązującego w XXX. Zwolnienie wymienione w art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługuje pracownikowi do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu. Od kwot wypłaconych pracownikowi przekraczających określone w rozporządzeniu limity, bądź też z pominięciem obowiązku przedłożenia stosownych dokumentów lub też w innym terminie niż określony w w/w rozporządzeniu pracodawca winien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z art. 32 w/w ustawy.

Jednocześnie Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Targówek informuje, że ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy nie stanowi prawa podatkowego, dlatego też naczelnik urzędu skarbowego nie jest organem właściwym do rozstrzygnięć w zakresie interpretacji przepisów prawa pracy.

W związku z powyższym Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Targówek postanowił jak w sentencji.

Powyższa interpretacja, w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.Na niniejsze postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa Targówek, w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia.