Pytanie:

Czy diety z tytułu podróży służbowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców stanowią u pracownika przychód wolny od podatku dochodowego?

Uważa Pani, że diety i inne należności związane z podróżą służbową wypłacane pracownikom do wysokości określonej w odrębnych przepisach ( Dz. U. Nr 236 z 2002 r., poz.1990 oraz poz.1991 z późn. zm. ) są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W dniu przedłożyła Pani między innymi:

• umowę o pracę z dnia zawartą z Panem, zamieszkałym , zatrudnionym w charakterze kierowcy na okres próbny od dnia do dnia za wynagrodzeniem brutto zł. Jako miejsce wykonywania pracy określono , t.j. siedzibę Firmy,
• umowę o pracę z dnia zawartą z Panem , zamieszkałym , zatrudnionym w charakterze kierowcy na czas określony od dnia do dnia za wynagrodzeniem brutto zł. Jako miejsce wykonywania pracy określono , t.j. siedzibę Firmy,
• umowę o pracę z dnia zawartą z Panem, zamieszkałym , zatrudnionym w charakterze kierowcy na czas określony od dnia do dnia za wynagrodzeniem brutto zł. Jako miejsce wykonywania pracy określono , t.j. siedzibę Firmy,
• umowę o pracę z dnia zawartą z Panem, zamieszkałym , zatrudnionym w charakterze kierowcy na okres próbny od dnia do dnia za wynagrodzeniem brutto zł. Jako miejsce wykonywania pracy określono , t.j. siedzibę Firmy,
• oświadczenie, że Pani jako pracodawca nie posiada układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, ewidencji czasu pracy i list obecności oraz, że w ciężarówkach są zainstalowane tachografy, na podstawie których odczytuje się czas pracy kierowców. W oparciu o tachografy kierowcy sporządzają dowody wewnętrzne - ,, rozliczenie diet,"
• dowody wewnętrzne na podstawie których następuje rozliczenie diet zagranicznych,

przykładowo:
-,, rozliczenie diet " - wyjazd z w dniu z miejscowości do , powrót do w dniu do miejscowości
-polecenie wyjazdu służbowego nr z dnia do na czas od dnia do dnia w celu - rozładunek i załadunek towaru, środek lokomocji ciężarówka,
-,, przelicznik według kursu średniego NBP z dnia , "
- dowód wewnętrzny nr z dnia - diety ,

Stosownie do treści art. 9 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( j.t. Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. z późn. zm. ) opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl ust. 2 cytowanego przepisu dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym.

Źródłem przychodu, zgodnie z treścią art.10 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. jest między innymi stosunek pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy - w myśl art.12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 77 <5> Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z art. 29 § 1 pkt. 2 Kodeksu pracy, umowa o pracę powinna określać między innymi miejsce wykonywania pracy. Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może to być stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, w którym ma nastąpić świadczenie pracy.

Przepisy prawa pracy nie wykluczają ewentualnego prawa kierowców do należności z tytułu podróży służbowych, w tym i diet. Art. 77 <5> § 1 kodeksu pracy nie przesądza, czy pracownicy, którzy świadczą pracę stale lub w przeważającej mierze poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, za każdym razem odbywają podróż służbową, czy też dopiero wówczas, gdy jest to wyjazd poza tzw. stałe miejsce pracy.

Sprawę uprawnień kierowców do diet należałoby rozpatrywać na tle postanowień ich umów o pracę bądź treści układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagrodzenia oraz przepisów odrębnych regulujących status prawny niektórych pracowników.

Jak wynika z zawartych z pracownikami ( kierowcami ) umów o pracę, jako miejsce wykonywania pracy wskazano ,, , " t.j. adres siedziby Firmy ( pracodawcy ). W związku z tym, że pracownik (kierowca ) wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, przysługują pracownikowi ( kierowcy ) należności za czas podróży służbowej w tym diety.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa, w drodze rozporządzenia Minister właściwy do spraw pracy. Rozporządzenie to określa w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania, przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, zatrudnionego w sferze budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia właściwego ministra.

Wypłacone diety oraz zwrot wydatków poniesionych przez osoby w trakcie podróży służbowej stanowią dla pracownika - w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - przychód ze stosunku pracy.

Zgodnie z art.21 ust.1 pkt.16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( j.t. Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. z późn.zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zatem przychody otrzymywane przez kierowców z tytułu zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz jednak do wysokości określonej w przepisach:

Rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm. ) oraz

Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( Dz. U. Nr 236, poz.1991 z późn. zm.)

Zmieniony zapis art. 77 < 5 > § 3 i § 4 Kodeksu pracy przewiduje wprawdzie określenie w umowie o pracę innych korzystniejszych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, jednak nadwyżka w wysokości tych kosztów ponad kwotę zwolnioną podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach jak ze stosunku pracy.