Pytanie:

Czy Spółka od kwoty przekroczonego limitu za nocleg przez pracownika, pokrywając różnicę między limitem, a faktycznie poniesionymi kosztami ma obowiązek naliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych według skali podatkowej odpowiedniej dla danego pracownika?

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /t.j. z 2000r., Dz. U. Nr 14, poz. 176 z późn. zm./, który stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość, została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 w/w ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby nie będącej pracownikiem -
do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej poza granicami kraju, zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju /Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm./
Zgodnie z § 2 w/w rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 9 ust. 1 powyższego rozporządzenia za nocleg prezysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.
Wysokość limitu za nocleg w Niemczech określony przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wynosi 103 EUR.

Rzoporządzenie w § 9 ust. 3 stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzony rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1, jednak okoliczność ta nie wpływa na limitowaną kwotę zwrotu kosztów noclegu, korzystającą ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego zwrot kosztów noclegów w hotelu potwierdzony rachunkami w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Spółkę, w części przekraczającej kwotę limitu określonego w wyżej powołanym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowi przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Mając powyższe na uwadze postanowiono jak na wstępie.
Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.