Pytanie:

Czy kwota ryczałtu zwrotu kosztów używania przez pracownika samorządowego swojego prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych jest wolna od opodatkowania ?

W dniu 16 maja 2005 r. wpłynął do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Poddębicach wniosek od samorządowej jednostki sfery budżetowej o interpretację przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) w przedmiocie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych ryczałtu samochodowego, czyli zwrotu używania przez pracownika swojego prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż samorządowa jednostka sfery budżetowej z dniem 1 lutego 2005 r. przyznała Wójtowi Gminy ryczałt w celu realizacji wyjazdów służbowych na terenie gminy w wysokości 300 km miesięcznie. Powyższy ryczałt został przyznany na podstawie umowy z dnia 31 stycznia 2005 r. - dotyczącej używania samochodu prywatnego do celów służbowych - zawartej pomiędzy Radą Gminy reprezentowaną przez Przewodniczącego a Wójtem Gminy zwanego w umowie pracownikiem. Zgodnie z § 8 powyższej umowy w sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ).

W opinii samorządowej jednostki sfery budżetowej kwota ryczałtu zwrotu kosztów używania przez pracownika swojego prywatnego samochodu w celach służbowych jest wolna od opodatkowania w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Poddębicach mając na uwadze opisany stan faktyczny informuje, że zgodnie z dyspozycją art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności:
a) za czas podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13. Regulacje w tym zakresie zawierają dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r.: w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), oraz w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991).Wyżej wymienione rozporządzenia nie regulują zwrotu kwot ryczałtu z tytułu używania przez pracownika swojego prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych.

Od dnia 1 stycznia 2004 roku zostały opodatkowane kwoty ryczałtów wypłaconych pracownikom z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych (samochodów, motocykli i rowerów), niebędących własnością pracodawcy, dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych. Uchylono bowiem pkt 22 w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), który do końca 2003 roku zawierał zwolnienie w tym zakresie. Niewielki wyjątek od tej zasady stanowi wprowadzony do powyższej ustawy od dnia 1 maja 2004 r. przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b, który zwalnia od podatku zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, w przypadakach, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W praktyce oznacza to, że zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 23b cytowanej wyżej ustawy dotyczy listonoszy i pracowników Służby Leśnej. W przypadku innych pracowników kwoty wypłacane jako zwrot kosztów za używanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy w jazdach lokalnych nadal są opodatkowane.

Reasumując, kwota wypłaconego ryczałtu Wójtowi Gminy za używanie przez niego własnego samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Należy zsumować go z innymi przychodami ze stosunku pracy uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek.