Pytanie:

Czy płatnik wypłacając pracownikom zwrot kosztów za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych powinien pobrać zaliczkę na podatek od kwoty wskazanej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury czy powinien kwotę tą odpowiednio zwiększyć tak by pracownik po potrąceniu podatku otrzymał "na rękę" kwotę wskazaną w tym rozporządzeniu?

Stan faktyczny:

Pracodawca zamierza wypłacać swoim pracownikom ryczałty samochodowe, stanowiące zwrot kosztów używania przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych. Wysokość ryczałtu obliczana będzie na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służ-bowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DZ. U. Nr 27, poz. 271). Zdaniem płatnika kwotę ryczałtu obliczonego zgodnie z w/wym. rozpo-rządzeniem należy ubruttowić, aby pracownik po pobraniu należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych otrzymał kwotę należnego ryczałtu w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycz-nych (Dz. U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów, od któ-rych na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do zapisu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. za przychody ze stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (...)

W myśl wyżej powołanych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot pracownikowi kosztów za używanie własnego samochodu w jazdach lokalnych dla potrzeb zakładu pracy na podstawie zawartej między pracodawcą a pracownikiem umowy cywilnoprawnej, spowo-duje powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych w roku, w którym świadcze-nie to zostało otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika.

Na podstawie dodanego od 1 maja 2004r. art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991r. wolny od podatku dochodowego jest jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używa-nia pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (...).

Z treści powołanego przepisu jednoznacznie wynika, iż powyższe zwolnienie z opodatkowania po-datkiem dochodowym od osób fizycznych nie jest adresowane do wszystkich podatników otrzymu-jących zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych do celów służbowych. Warunkiem jego zastosowania jest istnienie przepisu zawartego w akcie prawnym rangi ustawowej, który nakazywałby wprost ponoszenie tego rodzaju wydatków. W przedstawionym stanie faktycznym pracodawca nie miał obowiązku (wynikającego z przepisów in-nych ustaw) zwrotu pracownikom kosztów z tytułu używania własnych samochodów w jazdach lo-kalnych dla potrzeb zakładu pracy, zatem przychody z tego tytułu w tym przypadku nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Zgodnie zaś z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warun-ków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samo-chodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DZ. U. Nr 27, poz. 271) koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż - dla samochodu osobowego:

1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,4894 zł,
2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,7846 zł.

Mając zatem na uwadze wyżej powołane unormowania prawne w przedstawionym stanie faktycz-nym pracodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek od kwoty wskazanej w rozporządzeniu, a nie od kwoty "ubruttowionej" tj. stosownie zwiększonej o kwotę należnego z tego tytułu podatku.