Istota interpretacji:

Noclegi w hotelach i diety przedsiębiorcy - kierowcy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 21 września 2009 r. (data wpływu 12 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej –jest nieprawidłowe.

W dniu 12 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi w hotelach oraz diet z tytułu podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie: transport drogowy na terenie kraju, sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności na podstawie zawartej umowy jako dystrybutor towarów; sprzedaje je do sklepów w kraju, a od obrotów w rozliczeniu miesięcznym otrzymuję prowizje.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca jako właściciel może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na noclegi w hotelach i diety...

Zdaniem Wnioskodawcy, wszelkie wydatki za hotel i naliczone diety powinny być zaliczone do kosztów podatkowych i może je odliczyć od przychodów - prowizji za dany miesiąc. Przebywanie i rozwożenie towaru po kraju jest to podstawowy rodzaj działalności. Z tego wynika, że Wnioskodawca ciągle jest w trasie, więc musi korzystać z hoteli "aby za każdym razem nie wracać do domu", co wiąże się z większymi kosztami.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem, przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów. Aby jednak przedsiębiorcy przysługiwały diety, konieczne jest, aby odbywana przez niego podróż miała cechy "podróży służbowej".

W przepisach prawa podatkowego brak jest definicji "podróży służbowej". Jest to pojęcie z zakresu prawa pracy odnoszące się do pracowników.

Podkreślić należy, że zgodnie z tezą uchwały Sądu Najwyższego wydanej w składzie 7 sędziów w dniu 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże służbowe w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775§ 1 Kodeksu pracy.

W myśl art. 775§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Pojęcie podróży służbowej należy odnosić do przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą nie bezpośrednio i wprost, ale biorąc pod uwagę oczywiste różnice, jakie istnieją pomiędzy zakresem pracy pracownika i sytuacji przedsiębiorcy.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, iż wykonywaniem zadania służbowego w podróży służbowej nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia (działalności). Ta bowiem ma zawsze charakter incydentalny. Nie jest zatem podróżą służbową osobiste wykonywanie usług przez przedsiębiorcę w zakresie działalności przedsiębiorstwa i na podstawie zawartej z kontrahentem umowy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, jeżeli stanowi to istotę prowadzonej działalności, a zatem nie ma charakteru incydentalnego.

Należy zauważyć, że podatnicy zgłaszający działalność gospodarczą zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095) obowiązani są - składając wniosek o dokonanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - do wskazania, m.in.: miejsca zamieszkania, adresu, pod którym wykonywana jest działalność gospodarcza, a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

O tym, czy dana podróż przedsiębiorcy lub osoby z nim współpracującej, stanowi w rozumieniu przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podróż służbową, decyduje każdorazowo cel podróży i jej służbowy charakter. Oznacza to, że podróżą służbową nie jest osobiste wykonywanie usług przez przedsiębiorcę w zakresie działalności przedsiębiorstwa i na podstawie zawartej z kontrahentem umowy.

W sytuacji, gdy wykonywane usługi stanowią przedmiot działalności gospodarczej, przejazd i pobyt w miejscu wykonywania usług nie jest podróżą służbową, wobec czego przedsiębiorcy nie przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych.

Z treści wniosku wynika, iż przedmiotem prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności jest świadczenie usług transportowych i sprzedaż detaliczna. Realizacja tego rodzaju usług wiąże się z ich wykonywaniem poza siedzibą firmy. Pobyt Wnioskodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, będący wynikiem zawartego kontraktu na wykonanie usług stanowiących istotę prowadzonej działalności gospodarczej, nie jest podróżą służbową. Wyjazdy krajowe czy zagraniczne są nieodzowne dla realizacji istoty działalności i jako takie nie są podróżami służbowymi.

W konsekwencji należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym brak jest podstaw do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu opisanych w przedmiotowym wniosku podróży.

Niemniej jednak, prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego towarów związane z wyjazdami w celu realizacji zawartych zleceń nie oznacza całkowitego braku możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet do wysokości określonego limitu. Przedsiębiorca może oczywiście powiększać koszty uzyskania przychodów o diety, o ile odbywać będzie podróż służbową. Jako przykład można wskazać podróż związaną z koniecznością zawarcia umowy o świadczenie usługi, czy też dokonania zakupu środka trwałego.

Sposób rozliczania diet w podróży krajowej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990; ost. zm. w Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1661).

Natomiast oceniając stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej kosztów noclegu wskazać należy, iż do przedsiębiorców nie mają zastosowania przepisy rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r. o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym "ryczałt za noclegi" nie przysługują zatem przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z analizowanego uprzednio przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami. Jeżeli przedsiębiorca w czasie odbywania podróży nie korzysta z usług hotelowych (hotelu, motelu, zajazdu), lecz ma zapewniony nocleg np. u kontrahentów, bądź też nocuje u rodziny czy znajomych, nie może zaliczyć do kosztów ryczałtów za noclegi. Jeżeli zaś osoba prowadząca działalność gospodarczą korzysta w czasie odbywania podróży z usług hotelowych lub z noclegów w prywatnych kwaterach, to poniesione na ten cel wydatki stanowią koszty uzyskania, pod warunkiem ich udokumentowania rachunkiem wystawionym przez świadczącego takie usługi.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.