Pytanie:

Czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki dotyczące zakupu materiałów, koszty delegacji i wynagrodzenia w momencie ich poniesienia?

W ramach prowadzonej działalności Podatnicy podpisali umowę na wykonanie usługi montażu instalacji chłodniczej oraz dostawę materiałów związanych z wykonaniem niniejszej usługi, której termin wykonania wynosi 3-4 miesiące. Usługa zostanie wykonana w tym samym roku podatkowym.

Ze względu na duży koszt instalowanych materiałów zamawiający wpłaca zaliczki w kilku etapach:

1. na zakup materiałów montażowych,
2. na zakup materiałów, po dostarczeniu głównej partii materiałów montażowych i na dalszy zakup materiałów,
3. po wykonaniu 50% prac montażowych i na dalszy zakup materiałów,
4. po zakończeniu prac montażowych,

Na wartość otrzymanych zaliczek Podatnicy wystawiają faktury VAT.

Zakończenie usługi nastąpi w chwili sporządzenia protokołu końcowego odbioru, stwierdzającego przekazanie urządzeń do eksploatacji zamawiającego. Na podstawie w/w protokołu zostanie wystawiona faktura VAT ?końcowa?, rozliczająca ostatecznie całą wartość wykonanej usługi.

W uzupełnieniu wniosku Podatnicy wskazują, że płatności są w umowie nazwane zaliczkami i określone są w następujący sposób:

• na zakup materiałów ? w miesiącu marcu 2005,
• na zakup materiałów, po dostarczeniu na plac budowy głównej partii materiałów tj. rur, kształtek, izolacji i materiałów elektrycznych,
• za wykonanie 50% prac montażowych tj. po montażu chłodnic, skraplaczy, zespołów sprężarkowych oraz zakup czynnika chłodniczego,
• po zakończeniu prac montażowych,
• rozliczenie końcowe po przekazaniu urządzeń do eksploatacji.

Podstawą wypłacenia zaliczki będą sporządzane protokoły. Termin zapłaty zaliczki wynosi 7 dni od daty podpisania protokołu. Termin wystawienia faktury VAT ? 7 dni od daty wpływu zaliczki na konto.

W związku z realizacją powyższej umowy Podatnicy ponoszą m.in. koszty zakupu materiałów, koszty wynagrodzenia i delegacji pracowników i zdaniem Wnioskodawców, wydatki te mogą być księgowane w koszty prowadzonej działalności w dacie ich poniesienia.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), zwanej dalej ustawą, za koszty uzyskania przychodów uważa się m.in. wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Wykładnia gramatyczna użytego przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy zwrotu ?wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów? oznacza, że aby określony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, pomiędzy tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić bezpośredni związek tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć bezpośredni wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

W świetle postanowień art. 22 ust. 4 ustawy koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

W myśl art. 22 ust. 5 ustawy, Podatnicy prowadzących księgi rachunkowe (handlowe), mogą koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami potrącać tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą.

Natomiast art. 22 ust. 6 ustawy stanowi, że zasada określona w ust. 5 ma zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 23 ust. 1, pkt. 55 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

W myśl postanowień § 16 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, zwanych dalej "materiałami", i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.

W świetle § 16 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

W myśl § 17 ust. 1 rozporządzenia, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 rozporządzenia, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Natomiast zgodnie z § 17 ust. 2 rozporządzenia, zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 20 i 30 rozporządzenia, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Z przedstawionego na wstępie stanu faktycznego wynika, że w związku z realizacją umowy na wykonanie usługi montażu instalacji chłodniczej, Wnioskodawcy ponoszoną wydatki m.in. na zakup materiałów, wypłatę wynagrodzeń i delegacji pracowników i wydatki te księgowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w momencie ich poniesienia.

W ocenie Organu podatkowego, poniesione wydatki, jako pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, podlegają uwzględnieniu, jako koszty prowadzonej działalności w momencie ich poniesienia.

W tym stanie faktycznym i prawnym postanowiono, jak na wstępie.