Pytanie:

Czy diety wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowej (na trasie Polska - Hamburg) w wysokości 84 EUR + 40 zł za dobę są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Stan faktyczny:

Przedsiębiorstwo transportowe kierowcom zatrudnionym w transporcie międzynarodowym wypłaca ryczałt za czas podróży służbowych. Kierowcy w ciągu miesiąca pokonują 6 razy trasę na linii porty w Polsce - Hamburg.

Stan prawny:

Stosownie do treści art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r., nr 14, poz. 176 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art.21, 52 i 52a oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl ust. 2 cytowanego przepisu dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym.

Źródłem przychodu, zgodnie z treścią art.10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. jest między innymi stosunek pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy - w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 77<5> Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa, w drodze rozporządzenia Minister właściwy do spraw pracy. Rozporządzenie to określa w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, zatrudnionego w sferze budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia właściwego ministra.

Wypłacone diety oraz zwrot wydatków poniesionych przez osoby w trakcie podróży służbowej stanowią dla pracownika - w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - przychód ze stosunku pracy.

Jednak zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zatem przychody otrzymywane przez kierowców w transporcie międzynarodowym z tytułu zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz jednak do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zmieniony zapis art. 77<5> § 3 i §4 Kodeksu pracy przewiduje wprawdzie określenie w umowie o pracę innych korzystniejszych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, jednak nadwyżka w wysokości tych kosztów ponad kwotę zwolnioną podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach jak ze stosunku pracy.

I tak zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1991) - wysokość diety za dobę z tytułu podróży służbowej do Niemiec określa się na poziomie 42 EUR na dobę, a limit na nocleg w hotelu w wynosi 103 EUR.

Przy czym § 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r. stanowi, że czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Dietę przeznaczoną na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki oblicza się zgonie z § 4 pkt 4 tego rozporządzenia w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ponadto pracownikom odbywającym podróż służbową na terenie kraju przysługuje -na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990)- zwrot kosztów tej podróży w wysokości 20 zł na dobę.

Natomiast należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Mając powyższe na względzie kierowcom odbywającym podróż służbową na trasie porty w Polsce - Hamburg dieta obliczona na podstawie wyżej powołanych przepisów przysługuje w wysokości:

• na terenie kraju jeżeli podróż trwa powyżej 12 godzin- 20 zł na dobę i
• na terenie Niemiec jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin - 42 EUR na dobę

W świetle powyższych przepisów Spółka może ustalić ryczałt za podróż służbową dla zatrudnionych w transporcie międzynarodowym kierowców, ale w przypadku gdy diety wypłacone przez Spółkę z tego tytułu będą wyższe od limitów określonych w tych przepisach, to nadwyżki ponad te limity podlegać będą opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.