Pytanie:

Czy kosztem uzyskania przychodów dla najemcy jest czynsz oraz wydatki dotyczące mediów jeśli dowodem poniesienia wydatków są dowody zapłaty.

Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa / Dz.U. nr 137, poz. 926 ze zm./ w odpowiedzi na pismo z dnia 07.07.2004 r. /uzupełnione 30.07.2004 r./ Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa - Wawer informuje:

- według przedstawionego stanu faktycznego Spółka zawarła umowę najmu nieruchomości /działka wraz z budynkiem biurowym/. Zgodnie z postanowieniami umowy najemca zobowiązany jest do uiszczania na rzecz wynajmujące miesięcznego czynszu a ponadto najemca będzie pokrywał koszty mediów według faktur wystawianych przez przedsiębiorstwa : S. S.A., Zakłady W., T. S.A. Wynajmujący nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest podatnikiem VAT, nie jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT i nie będzie wystawiał rachunków. Podatnik pyta czy kosztem uzyskania przychodów dla najemcy jest czynsz oraz wydatki dotyczące mediów jeśli dowodem poniesienia wydatków są dowody zapłaty.

W ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, ze zm.) w art. 10 w ust. 1, zostały wyszczególnione rodzaje źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Wśród nich w pkt 6 został wymieniony najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.

Przychodem w myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie ustalania przychodów z najmu odmienne uregulowanie zawierają tylko dla przypadku cesji wierzytelności z tytułu opłat wynikających z umowy najmu (art. 16a ustawy). Oznacza to, że określenia wysokości przychodu z najmu zaliczanego do źródła przychodów określonego w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a więc najmu niestanowiącego pozarolniczej działalności gospodarczej, należy dokonywać w oparciu o postanowienia ww. art. 11 ustawy.

Podstawą generowania przychodów z tytułu najmu jest zawarcie pomiędzy stronami stosownej umowy. Strony umowy określają w niej wysokość czynszu. Czynsz ten stanowi przysporzenie majątkowe wynajmującego, a tym samym generuje przychód w rozumieniu podatkowym. Jednakże, aby powstał przychód po stronie wynajmującego muszą zaistnieć przesłanki określone w wyżej powołanym art. 11 ustawy, czyli czynsz musi zostać otrzymany lub postawiony do dyspozycji wynajmującego.

Składnikiem przychodu osiąganego z najmu przez wynajmującego nie będą natomiast ponoszone przez najemcę wydatki (opłaty) związane z przedmiotem najmu ( opłaty za wodę, energię elektryczną gaz, rozmowy telefoniczne ) jeżeli z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Opłaty te nie mieszczą się w pojęciu "świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy, jak również nie powodują przysporzenia majątkowego po stronie wynajmującego.

Aby najemca mógł zaliczyć czynsz , opłaty za wodę, energię i telefon do kosztów uzyskania przychodów musi istnieć związek przyczynowo skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganymi przychodami.

Pojęcie "koszty uzyskania przychodów" określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), który wprowadza generalną zasadę uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodów. Uznaje się za nie wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Należy zawsze ocenić związek wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz możliwością osiągnięcia przychodów. Gramatyczna wykładnia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi do wniosku, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki poniesione na wynajem budynków biurowych i placu na którym będzie dokonywana prezentacja samochodów używanych niewątpliwa ma związek z uzyskiwanymi przychodami ze sprzedaży tych samochodów.

Sprawę udokumementowania wydatków należy rozpatrywać w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości, bowiem Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694). Przepisy art 20-22 tej ustawy ustalają, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2. korygujące poprzednie zapisy,
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzo-nych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych

Według wyżej podanych kryteriów podziału dowodów księgowych, polecenie przelewu należy zaklasyfikować jako zewnętrzny dokument własny stanowiący podstawę ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych

Reasumując należy stwierdzić, że dowód zapłaty / polecenie przelewu / na rzecz dostawców mediów oraz wynajmującego / zapłata za czynsz/ w powiązaniu z umową najmu nieruchomości z których wynika, iż ponoszącym wydatek jest podatnik stanowi podstawę do zaliczenia - stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.