Istota interpretacji:

możliwość ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Jest opodatkowany na zasadach ogólnych - prowadzi księgę handlową. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej wnioskodawca dokonuje zakupów gotówkowych bydła (przedmiotem jego działalności jest ubój bydła) od różnych podmiotów: rolników ryczałtowych, osób prowadzących handel bydłem. Przy zakupach od ww. osób pojawiają się następujące problemy: rolnicy ryczałtowi nie chcą podawać swoich danych do faktur VAT RR. Podają dane fałszywe lub też nie chcą w ogóle przyjmować wystawionych faktur RR. Z kolei bardzo często podatnik nie wie czy ma do czynienia z rolnikiem ryczałtowym, któremu powinien wystawić fakturę VAT RR czy też ma do czynienia z innym podmiotem - wtedy obowiązek wystawienia rachunku powinien ciążyć na kontrahencie podatnika.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy w przypadku braku możliwości wystawienia przez podatnika faktury VAT RR ze względu na brak danych (nie podanie ich przez rolnika, podanie danych fałszywych) albo w przypadku innej wadliwości faktury VAT RR podatnik może wystawić księgowy dowód zastępczy w rozumieniu ustawy o rachunkowości...
2. Czy kontrahent podatnika nie będący rolnikiem ryczałtowym a w przypadku rolnika ryczałtowego dokonującego sprzedaży bydła poza swoim gospodarstwem taki rolnik- mają obowiązek wystawienia podatnikowi rachunek w rozumieniu ordynacji podatkowej...
3. Czy w przypadku odmowy wystawienia rachunku o którym mowa w pytaniu 2, podatnik może wystawić dla udokumentowania takiej transakcji księgowy dowód zastępczy w rozumieniu ustawy o rachunkowości...
   
   

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 25.01.2010 r. Nr IPPB1/415-952/09-2/AG pismem z dnia 03.02.2010 r. (data wpływu 08.02.2010 r.) Wnioskodawczyni doprecyzowała, iż składając przedmiotowy wniosek wystąpiła o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i sformułowała następujące pytania w przedstawionym stanie faktycznym oraz uzupełniła swoje stanowisko w sprawie adekwatnie do zadanych pytań.

1. Czy tak udokumentowany jak opisała wnioskodawczyni w pytaniu 1 wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust.1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
2. Czy taki dokument (jak opisany w pytaniu 1) może stanowić podstawę zapisu w księdze handlowej (rachunkowej) do prowadzenia której na podstawie art. 24a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zobowiązany podatnik a na podstawie której określa się jego dochód lub stratę...
   
   

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania nr 4 i 5 tj. w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie pytań 1-3 zawartych we wniosku zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stanowisko wnioskodawczyni do pytań nr 4 i 5.

Zdaniem wnioskodawczyni tak udokumentowany wydatek będący zastępczym dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości może być uznany za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem prawa kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wydatki na zakup od rolników bydła stanowią dla podatnika zakup towarów (lub materiał do produkcji) specyficznego produktu — mięsa wołowego. Zakup bydła ma niewątpliwy związek z osiąganiem przez podatnika przychodów z prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej i nie są wymienione w art. 23 Ustawy. Prawidłowo sporządzone na podstawie ustawy o rachunkowości zastępcze dowody księgowe mogą — zdaniem podatnika — stanowić podstawę wpisu do prowadzonej przez wnioskodawcę księgi rachunkowej na podstawie której określa się dochód lub stratę podatnika z prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego, stwierdzam, co następuje.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z przepisu tego wynika, że zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów podatkowych jest uwarunkowane jego celowością. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, iż poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Aby wydatek mógł jednak zmniejszać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym musi być również prawidłowo udokumentowany.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz. 1223 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
   
   

Przy czym w myśl art. 20 ust 4 ww. ustawy w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych winien być ewidencjonowany fakturą VAT RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tejże faktury.

Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j. t. Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.

Faktura powyższa, jest zatem w świetle cyt. powyżej przepisów zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli zatem zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych wówczas wnioskodawca nabywając te produkty zobowiązany będzie do wystawienia faktury VAT RR i przekazania zbywcy oryginału tejże faktury.

W konsekwencji w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR, zakup tychże produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym.

Zauważyć bowiem należy, iż możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, nie dokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, dowody powyższe winny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż wnioskodawczyni, może ujmować w księgach rachunkowych zakup bydła od rolników ryczałtowych jedynie na podstawie faktury VAT RR i tylko tak udokumentowany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem w świetle powyższego stanowisko wnioskodawczyni należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.