Istota interpretacji:

Czy zakup palet od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może być udokumentowany dowodem wewnętrznym sporządzonym przez ponoszącego wydatek?

• uszkodzonych –jest prawidłowe,
• używanych –jest nieprawidłowe.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca podaje, że jest opodatkowany na zasadach ogólnych i prowadzi podatkową książkę przychodów i rozchodów. Jako jednoosobowa firma prowadzi działalność gospodarczą w ramach której m.in. dokonuje skupu od ludności (od osób nieprowadzących działalności gospodarczej) zużytych palet drewnianych, (również uszkodzonych), które następnie po renowacji i naprawie sprzedaje jako towar handlowy innym odbiorcom prowadzącym działalność gospodarczą. Najczęściej od jednej osoby skupuje palety drewniane o wartości od 180,00 do 900,00 zł. Na udokumentowanie poniesionych wydatków związanych z zakupem każdorazowo sporządzany jest dowód wewnętrzny zaopatrzony w datę, nr kolejny i podpis osoby (pracownika), która bezpośrednio dokonywała zakupów. Ponadto dowód wewnętrzny zawiera nazwę oraz ilość towaru, jego cenę jednostkową i wartość ogólną. Tak wystawiony dowód wewnętrzny stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku na zakup towaru w podatkowej książce przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zakup palet od osób fizycznych nieprowadzacych działalności gospodarczej może być udokumentowany dowodem wewnętrznym sporządzonym przez ponoszącego wydatek...

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, Faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące lub inne dowody. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą być wystawione m.in. za zakupy od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych. Pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawiania faktur, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go - dowodem wewnętrznym. Natomiast odpady oznaczają każdą substancję lub przedmiot należący do jednej z kategorii, określonych w załączniku nr 1 do ustawy o odpadach, których posiadacz pozbywa się, zamierza pozbyć się lub do ich pozbycia się jest obowiązany. Skupowane przez podatnika palety stanowić będą odpady poużytkowe.

Zatem wydatki na zakup (skup) od ludności uszkodzonych palet drewnianych w postaci odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne - w celu naprawy i dalszej sprzedaży, stanowią koszt uzyskania przychodów, a fakt ich poniesienia może być udokumentowany dowodami wewnętrznymi zawierającymi datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określającymi nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od osób nieprowadzących działalności gospodarczej palet drewnianych:

• uszkodzonych uznaje się zaprawidłowe,
• używanych uznaje się zanieprawidłowe.

Sposób dokumentowania zapisów w podatkowej księdze regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do treści § 13 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Przy czym w myśl § 14 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W ust. 2 tego paragrafu wymienia się przypadki, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Mogą one dotyczyć między innymi zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go dowodem wewnętrznym.

Pojęcie odpadów zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 39, poz. 251 ze zm.), w myśl którego odpady oznaczają każdą substancję lub przedmiot należący do jednej z kategorii, określonych w załączniku nr 1 do ustawy, których posiadacz pozbywa się, zamierza pozbyć się lub do ich pozbycia się jest obowiązany. W załączniku Nr 1 ww. ustawy o odpadach zostały wymienione kategorie odpadów i jako Q2 zostały określone produkty nieodpowiadające wymaganiom jakościowym.

Ze złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca od osób nieprowadzących działalności gospodarczej skupuje uszkodzone oraz zużyte palety drewniane.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, iż uszkodzone palety drewniane, które nie odpowiadają normom jakościowym mogą stanowić odpady poużytkowe.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od osób nieprowadzących działalności gospodarczej palet drewnianych uszkodzonych, stanowiących odpady użytkowe jest prawidłowe.

Natomiast nabycie palet drewnianych używanych nieuszkodzonych, z zamiarem ich dalszej odsprzedaży stanowi operację gospodarczą, która winna zostać udokumentowana umową kupna-sprzedaży spełniająca wymagania określone w § 12 ust.3 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i zawartą zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).

Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny, stwierdzić należy, iż nabycie przeznaczonych do sprzedaży używanych lecz nieuszkodzonych palet drewnianych nie może zostać udokumentowane dowodami wewnętrznymi. W tym też zakresie przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Tut. Organ informuje, iż w dniu 13 sierpnia 2009 r. wydano odrębne pismo dotyczące stosowania przepisów prawa w zakresie legitymowania osoby sprzedającej palety nr ILPB1/415-608/09-3/AA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.