Istota interpretacji:

1. Czy pobrany ze strony internetowej i wydrukowany rachunek od kontrahenta zagranicznego będzie stanowił dokument źródłowy do zaewidencjonowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? 2. Jeżeli nie będzie to prawidłowy dokument, to w jaki sposób zgodnie z zasadami prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy udokumentować w prowadzonej księdze fakt poniesienia kosztu?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 29 czerwca 2009 r. (data wpływu 2 lipca 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów –jest prawidłowe.

W dniu 2 lipca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Od 2006 roku prowadzi Pani jako osoba fizyczna, na podstawie wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej Urzędu Miasta, pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie reklamy. Dla potrzeb rozliczania podatku dochodowego prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W celu realizacji zleceń od klientów na wykonanie banerów reklamowych będzie nabywała Pani za pośrednictwem Internetu prawo do wykorzystywania zdjęć zamieszczanych w portalu. Zakup prawa do wykorzystywania zdjęć odbywa się w formie abonamentu na pobranie zamówionej ilości zdjęć. Po dokonaniu wpłaty firma "S" z siedzibą w Kanadzie generuje na swojej stronie internetowej rachunek w formacie html, który będzie Pani mogła pobrać i wydrukować. Po wyczerpaniu opłaconego limitu pobrań zdjęć, firma "S" nie wystawi już żadnego innego dokumentu, potwierdzającego wykonanie usługi.

Nadmienia Pani, że dla prawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług w dniu dokonania zapłaty za prawo do pobrania określonej ilości zdjęć, będzie Pani wystawiała fakturę wewnętrzną.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

1. Czy pobrany ze strony internetowej i wydrukowany rachunek od kontrahenta zagranicznego będzie stanowił dokument źródłowy do zaewidencjonowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów...
2. Jeżeli nie będzie to prawidłowy dokument, to w jaki sposób zgodnie z zasadami prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy udokumentować w prowadzonej księdze fakt poniesienia kosztu...

Zdaniem Wnioskodawcy, rachunek pobrany i wydrukowany ze strony internetowej firmy "S" nie może stanowić podstawy zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ponieważ nie spełnia warunków wymaganych dla e-faktury. Jednak podstawą do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będzie wystawiona – dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług z tytułu nabycia usługi elektronicznej – faktura wewnętrzna.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. (…).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Natomiast z art. 24a ust. 7 tej ustawy zawiera delegację dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia – w drodze rozporządzenia – sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

W myśl postanowień § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:



1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.



3. oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 12 ust. 4 ww. rozporządzenia, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Stosownie do § 13 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzane dowody wewnętrzne zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem.

Jednakże zgodnie z § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie wymienionych w tym przepisie zdarzeń gospodarczych, a więc:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8. opłat sądowych i notarialnych;
1. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Enumeratywnie wskazany katalog wydatków, które mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi o których mowa w § 14 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, nie wymienia wydatków związanych z zakupem towarów handlowych od podmiotów zagranicznych.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – w celu realizacji zleceń od klientów na wykonanie banerów reklamowych – będzie nabywała Pani za pośrednictwem Internetu prawo do wykorzystywania zdjęć zamieszczanych w portalu "S". Zakup prawa do wykorzystywania zdjęć odbywa się w formie abonamentu na pobranie zamówionej ilości zdjęć. Po dokonaniu wpłaty firma "S" z siedzibą w Kanadzie generuje na swojej stronie internetowej rachunek w formacie html, który będzie Pani mogła pobrać i wydrukować. Po wyczerpaniu opłaconego limitu pobrań zdjęć, firma "S" nie wystawi już żadnego innego dokumentu, potwierdzającego wykonanie usługi. Dla potrzeb podatku dochodowego zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje Pani w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia tej operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura, bądź rachunek o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sytuacja opisana we wniosku nie mieści się w zakresie § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, wymieniającym wprost, kiedy na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzane dowody wewnętrzne.

Wobec powyższego rachunek pobrany i wydrukowany ze strony internetowej firmy "S" – jako nie spełniający wymogów przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – nie może stanowić podstawy zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W treści wniosku wskazała Pani, że dla prawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług w dniu dokonania zapłaty za prawo do pobrania określonej ilości zdjęć, będzie Pani wystawiała fakturę wewnętrzną.

Jeżeli zatem wystawianie faktury wewnętrznej na udokumentowanie poniesionych przez Panią wydatków (zakupu za pośrednictwem Internetu prawo do wykorzystywania zdjęć zamieszczanych w portalu "S" od zagranicznych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą) jest zgodne z odrębnymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług – to faktury te – stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia – mogą stanowić dowód księgowy, umożliwiający dokonanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jednocześnie podkreślić należy, iż z uwagi na zakres wniosku, a w szczególności postawione pytanie, kwestia możliwości wystawiania faktur wewnętrznych nie została poddana ocenie w ramach niniejszej interpretacji indywidualnej. Przy czym – w świetle obowiązującego stanu prawnego – ma Pani prawo złożyć odrębny wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego w tym zakresie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.