Pytanie:

W jaki sposób prawidłowo rozliczać koszty zakupu samochodu, sfinansowanego w części osobistym kredytem małżonków oraz koszty eksploatacji owego samochodu, w przypadku gdy właścicielem samochodu jest spółka cywilna (małżonkowie są wspólnikami?

W złożonym wniosku podatnik pyta:

• czy właścicielem samochodu osobowego, który został zakupiony przez spółkę cywilną na podstawie faktury VAT jest spółka cywilna i w takim przypadku nie trzeba sporządzać aneksu do zawartej umowy oraz czy można go wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych,
• czy odsetki od kredytu zaciągniętego przez wspólników na zakup samochodu używanego do celów działalności gospodarczej będą kosztem uzyskania przychodu pomimo tego, że kredyt ten nie będzie spłacany z konta firmowego,
• czy nie ma przeszkód, aby przy zakupie paliwa i ponoszeniu innych wydatków związanych z działalnością gospodarczą posługiwać się prywatnymi kartami kredytowymi?

Zdaniem podatnika na podstawie posiadanych przez spółkę dokumentów można uznać, że jest ona nabywcą samochodu, co oznacza, że nie ma konieczności sporządzania aneksu do zawartej umowy spółki oraz że nie ma przeszkód, aby samochód ten wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Zapłacone odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup samochodu będą kosztem uzyskania przychodów niezależnie od tego, z jakiego konta będą spłacane. Ponadto twierdzi, że nie ma znaczenia fakt, że wydatki związane z jego eksploatacją oraz inne wydatki związane z działalnością gospodarczą będą finansowane zarówno z kont osobistych wspólników jak i z konta spółki.

Spółka cywilna jest spółką osobową, organizacją wspólników związanych wspólnością celu gospodarczego i współwłasnością w odniesieniu do zgromadzonego majątku spółki. Majątek ten stanowi wspólność wszystkich wspólników na zasadach współwłasności łącznej i jest niepodzielny w okresie trwania spółki. Zgodnie z art. 860 § 1 ustawy z dnia 23.04.1964 roku - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Wkład wspólnika może polegać na wniesieniu do spółki własności lub innych praw albo na świadczeniu usług, przy czym domniemywa się, że wkłady wspólników mają jednakową wartość (art. 861 § 1 i 2 ww. ustawy). Zakupiony przez spółkę cywilną w trakcie prowadzonej przez nią działalności gospodarczej samochód osobowy na podstawie faktury VAT z dnia 31.08.2006 roku, do której spółka w tym samym dniu sporządziła notę korygującą i który według oświadczenia każdego ze wspólników będzie wykorzystywany do celów prowadzonej przez nią działalności gospodarczej jest własnością tej spółki (składnikiem majątku). Powyższe okoliczności nie powodują konieczności rozważania zmiany przez wspólników zawartej umowy. Po wprowadzeniu przedmiotowego samochodu do ewidencji środków trwałych i przekazaniu do użytkowania spółka będzie mogła dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Przy czym jak stanowi art. 22 ust.8 tej ustawy - kosztem uzyskania przychodów są również odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 22a-22o, z uwzględnieniem art.23. Decydującym dla uznania danego wydatku za koszt podatkowy jest zaistnienie łącznie dwóch przesłanek. Musi on być poniesiony w celu uzyskania przychodu podatkowego oraz nie może to być koszt wymieniony w zamkniętym katalogu negatywnym, wydatków nie uznawanych ustawowo za koszt podatkowy.

Taka definicja oznacza w praktyce, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskaniem przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art.23 ust.1 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego bezpośredni związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wydatek ten powinien być racjonalny i gospodarczo uzasadniony.

W myśl art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 roku Nr 14, poz. 176 ze zm.) "amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
3. inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi".

Z przedstawionej definicji środka trwałego wynika, że aby dane składniki majątku mogły zostać zaliczone do środków trwałych - muszą stanowić własność lub współwłasność podatnika. W związku z powyższym, aby środek trwały podlegał amortyzacji w spółce cywilnej musi wchodzić w skład majątku spółki (wspólnego majątku wspólników tej spółki), co w przedstawionej sytuacji ma miejsce.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie są co do zasady jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Trwałe składniki majątku wykorzystywane są przez podatników w dłuższym okresie czasu i służą np. do produkcji towarów lub świadczenia usług często przez wiele lat, a nie tylko w roku ich nabycia. Dlatego też w przepisach prawa podatkowego przyjęto zasadę, że wydatki te zalicza się do kosztów uzyskania przychodów sukcesywnie w miarę fizycznego zużycia trwałych składników majątku, a podatnicy mogą - stosownie do zapisów art. 22 ust. 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku - uznać za koszt uzyskania przychodów jedynie odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z przepisami art. 22a - 22o z uwzględnieniem art. 23 ustawy.

W myśl art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991roku odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych, przy czym za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2-18 uważa się w razie nabycia w drodze kupna - cenę ich nabycia, tj. kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Z powyższego wynika, że wszystkie wydatki poniesione przez spółkę do dnia przekazania środka trwałego do używania, będą podnosiły jego wartość początkową i w postaci odpisów z tytułu zużycia środka trwałego znajdą swoje odzwierciedlenie w kosztach uzyskania przychodów.

Natomiast po przekazaniu środka trwałego do używania zastosowanie będzie miał art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym "kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23".

Art. 23 ust. 1 pkt 8a cytowanej wyżej ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów).

Z powyższego wynika, że po przekazaniu środka trwałego do używania koszty związane z obsługą kredytu zaciągniętego na zakup samochodu będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

A zatem odsetki od kredytu spłacane po wprowadzeniu tego samochodu do ewidencji środków trwałych obciążają bezpośrednio koszty uzyskania przychodu prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej i nie jest ważne, z jakiego źródła będą finansowane. Ponadto wydatki na zakup paliwa oraz inne wydatki związane z działalnością gospodarczą, po spełnieniu wszystkich warunków wynikających z art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będą kosztami uzyskania przychodów i normy prawne nie stoją na przeszkodzie, aby finansowane były za pomocą prywatnych kart kredytowych każdego ze wspólników.

Analizując powyższe uznać należy, że na podstawie posiadanych przez spółkę dokumentów zakupiony przez nią w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy jest składnikiem majątku spółki i po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych oraz przekazaniu do użytkowania spółka będzie mogła dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup samochodu (środka trwałego) do dnia przekazania go do użytkowania będą podnosiły jego wartość początkową i w postaci odpisów z tytułu zużycia środka trwałego znajdą swoje odzwierciedlenie w kosztach uzyskania przychodów, zaś po jego przekazaniu do użytkowania bezpośrednio będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. Ponadto wskazać należy, że prawnie obojętne jest legalne źródło finansowania wydatków związanych z eksploatacją samochodu oraz innych wydatków związanych z prowadzoną przez spółkę cywilną działalnością gospodarczą. W związku z powyższym stanowisko przedstawione przez podatnika w złożonym zapytaniu jest prawidłowe.