Pytanie:

Czy stosując metodę kasową księgowania kosztów uzyskania, wpis do księgi podatkowej następuje w momencie poniesienia kosztu tzn. z chwilą otrzymania dowodu dokumentującego koszt?

Stosownie do przepisu art. 14a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U z 2005 r. Nr 8, poz.60 ze zm.) naczelnik urzędu skarbowego na pisemny wniosek podatnika ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Podatnik składając zapytanie do właściwego urzędu, zgodnie z art. 14a §2 ww. ustawy jest obowiązany do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie.

Złożony wniosek o interpretację zawiera oświadczenie wspólnika spółki cywilnej, iż w powyższej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe ani kontrola podatkowa.

Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że Spółka Cywilna prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wykonawstwa robót chemoodpornych, żaroodpornych, ogólnobudowlanych, gospodarki odpadami.

Koszty związane z działalnością ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Pytanie Spółki brzmi:

"Prosimy o odpowiedź kiedy koszt można uznać za poniesiony? Czy jest to data wystawienia (otrzymania) faktury czy data płatności wynikająca z zapisu na tejże fakturze"?

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie Spółka uważa, iż cyt. "w świetle zapisu nowej ustawy, firma stosując metodę kasową, koszty uzyskania wpisuje się do księgi podatkowej w momencie ich poniesienia, tzn. z chwilą otrzymania dowodu dokumentującego koszt".

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) (PDOF), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Podatnicy prowadzący księgę podatkową przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów.

Metoda, którą dotychczas potocznie określano jako "kasową", wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF. Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów może wybrać bardziej skomplikowaną metodę rozliczania kosztów w czasie, według zasad określonych w art. 22 ust. 5-5c ustawy o PDOF dla podatników prowadzących księgi rachunkowe. Metodę tę określamy potocznie mianem "memoriałowej". Dokonanie wyboru tej metody przez podatnika jest jednak możliwe pod warunkiem, że stale, w każdym roku podatkowym będzie prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 ustawy o PDOF).

Istota metody memoriałowej od dnia 1 stycznia 2007 r. polega na rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów w podziale na:

- koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego,

- koszty pośrednie (tj. inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami).

Przy metodzie "kasowej" rozróżnienie kosztów bezpośrednich i pośrednich nie jest potrzebne, bowiem przy stosowaniu tej metody wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia - bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Warto jednocześnie zauważyć, że bez względu na przyjętą metodę potrącalności kosztów, zakup towarów i materiałów podstawowych ewidencjonuje się w podatkowej księdze niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży /podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.)/.

Od nowego roku ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje jednocześnie dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów.

Ustawodawca zróżnicował pojęcie daty poniesienia kosztu uzyskania przychodu dla podatników:

• prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF),

• prowadzących księgi rachunkowe (art. 22 ust. 5d ustawy o PDOF).

W myśl nowego art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF, w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zgodnie z przepisami wyżej cytowanego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia.

Zatem, biorąc po uwagę powyższy stan prawny, organ podatkowy stoi na stanowisku, iż Spółka Cywilna stosując tzw. metodę "kasową", słusznie przyjęła, że ewidencjonuje w księdze podatkowej pozostałe koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia tj. z datą wystawienia (otrzymania) dowodu (faktura) dokumentującego poniesiony koszt.

Interpretacja stosownie do przepisu art. 14b § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast organ podatkowy i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Na niniejsze postanowienie zgodnie z dyspozycją art. 236 § 2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

Zażalenie zgodnie z przepisem art. 222 Ordynacji podatkowej, powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazać dowody uzasadniające to żądanie.