Pytanie:

Czy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej w kraju i poza granicami oraz w jaki sposób rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne ?

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Staszowie działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, biorąc pod uwagę stan faktyczny oraz obowiązujący stan prawny

Prowadzi Pan jako osoba fizyczna działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług kierowania obcym pojazdem na rzecz jednego podmiotu na trasach krajowychi zagranicznych. Podczas prowadzenia tej działalności ponosi Pan koszty podróży krajowychi zagranicznych.

W zawiązku z rodzącymi się wątpliwościami w tym zakresie pyta Pan:

Czy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej w kraju i poza granicami oraz w jaki sposób rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne ?

Jednoczenie wyraża Pan pogląd, iż:

W świetle art. 22 ust. 1 i 23 ust. pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz kodeksu pracy przysługuje Panu prawo do wliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych w wysokości nieprzekraczającej diet określonych dla pracowników. Ponadto w przedmiocie sposobu rozliczenia podróży krajowych i zagranicznych w przypadku gdy podczas podróży zagranicznej przeprowadza Pan załadunki i rozładunki w różnych krajach "po drodze" bez powrotu do granicy RP nie wylicza Pan kwot diet z podziałem na poszczególne kraje lecz według stawek obowiązujących w kraju najbardziej odległym tzw. "docelowym". Kwoty diet przelicza Pan według średniego kursu walut NBP z dnia powrotu. Ponadto, zdaniem Pana wyliczeniew takim przypadku czasu trwania wyjazdu służbowego dla ustalenia diet krajowych powinno nastąpić od momentu wyjazdu z miejsca zamieszkania do momentu powrotu do miejsca zamieszkania jako suma pobytu w kraju do momentu przekroczenia granicy RP.

Natomiast wyliczenie diet z tytułu podróży zagranicznej powinno nastąpić za czas spędzony poza granicami RP. Rozliczenia dokonuje Pan w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze. zm.), dowodem wewnętrznym.

Naczelnik tut. Urzędu po przeanalizowaniu przedstawionego we wniosku stanu faktycznego oraz wyrażonej opinii podziela Pana stanowisko w sprawie.

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów sąkoszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 w/w ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowejz tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowejz tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Wobec powyższego Pan jako osoba prowadząca działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych i odbywająca podróże służbowe na terenie kraju oraz poza granicami może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wartość diet za czas tych podróży służbowych przysługującą pracownikom zgodnie z powołanymi wyżej rozporządzeniami.

Prawidłowy jest przedstawiony przez Pana sposób rozliczenia delegacji krajowychi zagranicznych w przypadku odbycia podróży do kilku krajów "po drodze".

Zgodnie bowiem z § 4 ust. 3 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Stanowisko Pana w zakresie przeliczania diet według średniego kursu NBP z dnia powrotu z podróży również znajduje uzasadnienie w obowiązujących przepisach. Bowiem zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym - w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2006 r., do przeliczania na złote kwot ustalonych w walutach obcych należy stosować kursy średnie ogłaszane przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. (Należy zaznaczyć, iż według art. 22 ust 1 w/w ustawy - w brzmieniu obowiązującym od dnia 01.01.2007 r. należy stosować kursy średnie ogłaszane przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.) W przedmiotowej sprawie za dzień poniesienia kosztu należy uznać właśnie dzień zakończenia podróży.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży co zostało usankcjonowane w obowiązującym od dnia 01.01.2007 r. § 8a ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (zmiana rozporządzenia opublikowana została w Dzienniku Ustaw Nr 227 z 2006 r., poz. 1661).

Prawidłowy jest również przedstawiony przez Pana sposób dokumentowania rozliczenia delegacji zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze. zm.). Bowiem na podstawie § 14 ust 1 w/w rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków(dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczychi wysokość kosztu (wydatku). Dowody, o których mowa w § 14 ust. 1, mogą dotyczyć między innymi kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Biorąc powyższe pod uwagę oraz przedstawiony stan faktyczny, Naczelnik tut. Urzędu postanowił jak w sentencji.