Pytanie:

Czy notę obciąeniową za wyrządzoną szkodę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

W związku z powyższym, wątpliwość Podatnika sprowadza się do ustalenia, czy nota księgowa może zostać ujęta w kosztach prowadzonej przez Niego działalności gospodarczej.

W ocenie Wnioskodawcy nota obciążeniowa winna być ujęta w kosztach prowadzonej działalności.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jak wynika z przepisu cytowanego powyżej, wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, jeżeli jednocześnie:

- pozostają w bezpośrednim związku przyczynowym ze źródłem przychodów,

- były poniesione w celu jego osiągnięcia,

- zostały rzeczywiście poniesione i jest to udokumentowane w sposób niebudzący wątpliwości,

- nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy.

Zasady dokumentowania, a także dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zgodnie z § 12 pkt 3 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
   - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 w/w rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Z przywołanych przepisów prawa wynika, że dowodem księgowym jest dokument stwierdzający zaistnienie zdarzenia gospodarczego, w tym także noty księgowe.

Uregulowania dotyczące kar umownych i odszkodowań zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 19, poz. 93 z późn. zm.). W myśl art. 471 Kodeksu cywilnego, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Na gruncie prawa podatkowego, stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy, kosztem uzyskania przychodu nie są kary umowne i odszkodowania:

- z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

- z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów,

- z tytułu wykonanych robót i usług.

Wobec powyższego, do kosztów uzyskania przychodu nie mogą być zaliczone poniesione kary umowne oraz zapłacone odszkodowania z tytułów określonych w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy. Kary umowne i odszkodowania przysługujące wierzycielowi z innego tytułu mogą stanowić u płacącego koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem, że koszty te będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów oraz pomiędzy tym wydatkiem, a osiągniętym przychodem zachodzi bezpośredni związek przyczynowy i wydatek ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu.

Z przedstawionego na wstępie stanu faktycznego wynika, iż Podatnik wykonuje działalność w zakresie handlu i jest związany umową o współpracy z bezpośrednim producentem towaru. W ramach łączącej strony umowy Podatnik zobowiązany jest do naprawienia szkody poniesionej przez producenta, któremu przysługuje prawo potrącenia kary z wynagrodzenia Podatnika. Potrącenie dokonywane jest na podstawie noty księgowej wystawionej przez producenta, po otrzymaniu od Podatnika faktury za wykonaną pracę. Z dołączonej do wniosku noty księgowej wynika, że Podatnik obciążony został różnicą pomiędzy wartością netto towaru pobranego z hurtowni bez zgody producenta, a kwotą wpłaconą do kasy. W tej sytuacji uznać należy, iż Podatnik w niewłaściwy sposób wykonał zlecenie na rzecz producenta i z tego tytułu obciążony został karą umowną, której w świetle art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W tym stanie faktycznym i prawnym, o ile nota księgowa mogłaby stanowić dowód w oparciu o który można dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów to z uwagi na to, iż dokumentuje ona karę umowną za niewłaściwą realizację zlecenia na rzecz producenta - nie może być podstawą obciążenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem stanowisko Podatnika należało uznać za nieprawidłowe.

W tym stanie faktycznym i prawnym postanowiono jak na wstępie.