Pytanie:

Czy koszty eksploatacji samochodu (paliwo, części, ogumienie, inne usługi) mogą stanowić w całości koszt uzyskania przychodu bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji, tzn. "ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji"?

W dniu 31.10.2005r. Podatnik nabył od osoby fizycznej na podstawie umowy kupna - sprzedaży samochód osobowy, niezbędny w prowadzonej działalności gospodarczej za cenę 26.500,00 zł. W związku z zakupem pojazdu nie została wystawiona faktura VAT i nie przysługiwało Podatnikowi odliczenie naliczonego podatku od towarów i usług.

W dniu nabycia samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, jako kompletny i zdatny do użytku na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego OT wystawionego w dniu 31.10.2005r.. W umowie sprzedaży jako nabywcy zostali wymienieni: Podatnik, małżonka i matka. W umowie sprzedaży nie została określona proporcja udziałów nabywców we własności samochodu. Powyższe reguluje dodatkowa umowa oraz przelewy dokonane w ramach zapłaty za samochód. Zgodnie z dodatkową umową udział Podatnika i małżonki, z którą posiada wspólność majątkową, wynosi 24.500,00 zł, a udział matki Podatnika 2.000,00 zł. Podatnik dokonał w całości zapłaty za samochód na konto sprzedającego, a następnie otrzymał przelewem od matki kwotę 2.000,00 zł. Z dodatkowej umowy zawartej na piśmie pomiędzy kupującymi (Podatnikiem, jego żoną i matką) wynika, że samochód pozostaje w wyłącznej dyspozycji Podatnika, który może ten samochód używać w prowadzonej działalności gospodarczej oraz wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, w zamian za ponoszenie wszelkich kosztów utrzymania, ubezpieczenia i eksploatacji pojazdu i utrzymania samochodu w dobrym stanie technicznym. W przypadku wycofania samochodu z działalności gospodarczej współwłaściciele wspólnie zdecydują o dalszej eksploatacji samochodu. Małżonka Podatnika nie prowadzi działalności gospodarczej.

Na zakup samochodu Podatnik otrzymał w dniu 24.10.2005r. pożyczkę w wysokości 22.000,00 zł, od której uiszczono w dniu 07.11.2005r. podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 440,00 zł. Umowa pożyczki stanowi, iż spłata kapitału nastąpi w 36 równych ratach w wysokości 611,11 zł, a do każdej raty zostaną doliczone odsetki od aktualnej kwoty pożyczki pozostającej do spłaty. Płatności pierwszej raty dokonano, zgodnie z ustalonym przez Strony harmonogramem spłat, w dniu 30.11.2005r. w wysokości 769,33 zł (w tym 611,11 zł tytułem spłaty kapitału oraz 158,22 zł tytułem odsetek). Według oświadczenia Podatnika, Strony nie określiły, iż odsetki będą płatne za każdy dzień trwania umowy. Zgodnie z umową dopuszczalna jest jednak spłata wyższej niż 611,11 zł raty wraz z naliczonymi odsetkami.

W dniu 03.11.2005r. Podatnik dokonał zapłaty kwoty podatku (PCC) od zakupu pojazdu w wysokości 530,00 zł, tj. 2% od ceny nabycia, czyli od kwoty 26.500,00 zł i nie otrzymał w związku z tym żadnych zwrotów od współwłaścicieli pojazdu.

W związku z powyższym Podatnik zwrócił się z zapytaniem, czy koszty eksploatacji samochodu (paliwo, części, ogumienie, inne usługi) mogą stanowić w całości koszt uzyskania przychodu bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji, tzn. "ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji".

Zdaniem Podatnika, koszty eksploatacji samochodu (paliwo, części, ogumienie, inne usługi) mogą stanowić w całości koszt uzyskania przychodu bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji. Wnioskodawca wskazał, iż jego zdaniem jedyną ewidencją jaką musi prowadzić w związku z posiadanym środkiem trwałym jest ewidencja środków trwałych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 z pózn. zm.), zwanej dalej ustawą, za koszt uzyskania przychodów uważa się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Powyższe oznacza, że aby określony koszt mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu:

• musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• nie może być wymieniony w katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 ustawy);
• musi być udokumentowany w sposób nie budzący wątpliwości.

W odniesieniu do samochodów stanowiących środki trwałe, wszystkie koszty związane z ich bieżącą eksploatacją na cele działalności gospodarczej, stanowią koszty uzyskania przychodu. Podatnicy nie mają przy tym obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która jest przeznaczona do rozliczenia przebiegu prywatnego samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

W przypadku, gdy samochód osobowy stanowi środek trwały, Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany w trybie art. 22n ust. 2 ustawy, prowadzić wyłącznie ewidencję środków trwałych, a wydatki poniesione w związku z wykorzystywaniem środka trwałego do celów prowadzenia działalności gospodarczej dokumentować zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003r. Nr 152, poz. 1475, ze zmianami) i wydatki te, jeśli pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowią koszty uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionej, na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających ich poniesienie.

Skoro zatem Podatnik, jest współwłaścicielem samochodu osobowego, wykorzystuje go jako środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej i ponosi z tego tytułu wydatki związane z eksploatacją (paliwo, części, ogumienie), to wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionej, a Podatnik nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowo ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji.

Referencje