Pytanie:

Jestem pilotem wycieczek zagranicznych i prowadzę działalność gospodarczą gospodarcza. Za każdą pracę dla danego biura podróży wystawiam rachunek. W ramach tej działalności gospodarczej często wyjeżdżam za granicę. Podczas ostatniego pobytu musiałem w wielu miejscach opłacać za siebie bilety wstępu do zwiedzanych obiektów, bowiem na terenie tych obiektów musiałem tłumaczyć miejscowego, obcojęzycznego przewodnika. Biuro podróży zwróciło mi wprawdzie koszty tych biletów, jednak wydaną na nie kwotę musiałem dopisać do rachunku. W związku z powyższym, moje pytanie dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z w/w tytułu.

W piśmie stanowiącym uzupełnienie w/w wniosku przedstawił Pan stanowisko, iż powinien mieć Pan możliwość rozliczenia tych wydatków, ponieważ posiada Pan przedmiotowe bilety oraz kopię rachunku wystawionego dla biura podróży. Natomiast biuro podróży posiada program wycieczki, w którym wymienione są wszystkie zwiedzane obiekty, do których kupował Pan bilety wstępu. Rozliczenia dokonywałby Pan w/g kursu średniego NBP z pierwszego lub ostatniego dnia pobytu za granicą.W przedmiotowej sprawie mają zastosowanie niżej wymienione przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475 z późn. zm.).

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art.22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.23. Oznacza to, że między przychodem a wydatkami musi zachodzić związek przyczynowy, tj. wydatek musi mieć bezpośredni lub też pośredni wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej.Ponadto, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów i zaewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów musi być odpowiednio udokumentowany. Wynika to z art.24a ust.1 i 7 w/cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z odrębnymi przepisami. W takim przypadku ma zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475 z późn. zm.). Stosownie do §12 ust.3 w/cyt. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie - dowody księgowe, którymi są:

1)faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące odpowiadające warunkom określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz.798 z późn. zm.),1)inne dowody, wymienione w §13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zgodnie z §13 w/cyt. rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3. dowody przesunięć,
4. dowody opłat pocztowych i bankowych,W myśl §14 ust.1 i 2 w/cyt. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze mogą być także sporządzane dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz jego ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nie przerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów,3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,8)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami nie zawierającymi danych, o których mowa w §12 ust.3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.Zgodnie z §14 ust.4 i 5 w/cyt. rozporządzenia dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może być także paragon zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określający ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Paragonami można dokumentować wyłącznie zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych, a także wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.Należy również podkreślić, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej podatnik jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Zasady te zostały zawarte w art.22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 z późn. zm.), zgodnie z którym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.Przedstawiony przez Pana stan faktyczny wskazuje, że wydatki na zakup przedmiotowych biletów nie zostały udokumentowane w sposób określony w powołanych wyżej przepisach, jednakże z utrwalonej linii orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że można uznać za koszty uzyskania przychodów wydatki, które nie zostały wprawdzie prawidłowo udokumentowane, ale ich poniesienie wynika z innych posiadanych przez podatnika dowodów. W Pana przypadku takimi dokumentami są bilety, program wycieczki oraz rachunek wystawiony przez Pana dla biura podróży.W świetle powyższego wydatki poniesione przez Pana na zakup biletów wstępu do obiektów zwiedzanych w czasie trwania wycieczek zagranicznych, podczas których był Pan pilotem należy uznać za koszt uzyskania przychodów.Odnosząc powyższe do opisanego stanu faktycznego Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście postanowił jak w sentencji.5)inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w §12 ust.3 pkt 2.

W myśl §14 ust.1 i 2 w/cyt. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze mogą być także sporządzane dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz jego ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nie przerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów,
3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
8)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami nie zawierającymi danych, o których mowa w §12 ust.3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zgodnie z §14 ust.4 i 5 w/cyt. rozporządzenia dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może być także paragon zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określający ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Paragonami można dokumentować wyłącznie zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych, a także wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.Należy również podkreślić, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej podatnik jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Zasady te zostały zawarte w art.22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 z późn. zm.), zgodnie z którym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.Przedstawiony przez Pana stan faktyczny wskazuje, że wydatki na zakup przedmiotowych biletów nie zostały udokumentowane w sposób określony w powołanych wyżej przepisach, jednakże z utrwalonej linii orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że można uznać za koszty uzyskania przychodów wydatki, które nie zostały wprawdzie prawidłowo udokumentowane, ale ich poniesienie wynika z innych posiadanych przez podatnika dowodów. W Pana przypadku takimi dokumentami są bilety, program wycieczki oraz rachunek wystawiony przez Pana dla biura podróży.W świetle powyższego wydatki poniesione przez Pana na zakup biletów wstępu do obiektów zwiedzanych w czasie trwania wycieczek zagranicznych, podczas których był Pan pilotem należy uznać za koszt uzyskania przychodów.Odnosząc powyższe do opisanego stanu faktycznego Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście postanowił jak w sentencji.