Pytanie:

Jak należy udokumentować koszty używania samochodu nie będącego w ewidencji środków trwałych, przez właściciela spółki cywilnej, w celu wyjazdów służbowych oraz wydatków na wyżywienie podczas podróży służbowej ?

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 z 2000 r. poz. 176 ze zmianami) są wszelkie poniesione wydatki, w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Za koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy nie uznaje się:
- poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z powyższego przepisu wynika, że wydatki poniesione z tytułu używania dla celów działalności gospodarczej samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym są ograniczone i uznane mogą być za koszt uzyskania przychodu jedynie w części, w jakiej odpowiadają rzeczywistemu przebiegowi pojazdu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu.Rzeczywiste poniesienie wydatków na używanie takiego samochodu wymaga jednak udokumentowania i w ciężar kosztów zaliczone być może jedynie na podstawie właściwego dowodu księgowego dokumentującego konkretny wydatek.

Stosownie do pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zmianami), wydatki z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z rachunków, zawierających numer rejestracyjny pojazdu.

A zatem, stanowisko, iż wystarczającym do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków z tytułu używania samochodu osobowego jest prowadzenie samej ewidencji przebiegu pojazdu nie jest prawidłowe.

Jeżeli chodzi o wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowej, to kwestia ta uregulowana została w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy, który stanowi, iż za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Tak więc, do kosztów uzyskania przychodu mogą zaliczone być wydatki na wyżywienie, ale tylko w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet, które przysługują pracownikom. Warunkiem zastosowania ww. przepisu jest jednak ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej.
Świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności, tj. w celach zarobkowych i na własny rachunek, nie może być traktowane jako podróż służbowa, bowiem czynności związane z realizacją usług i wiążące się z nimi wyjazdy należą do istoty prowadzonej działalności i nie mogą być utożsamiane z podróżą służbową.
Przepisy podatkowe, jak i przepisy odrębne, o których mowa w powołanym przepisie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy nie definiują tego pojęcia. Kierując się jednak faktem, iż zgodnie z art. 29 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami) elementem koniecznym umowy o pracę jest wskazanie miejsca świadczenia pracy - przyjąć należy, iż podróżą służbową pracownika jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z umowy o pracę.

W związku z tym, stwierdzić należy, iż w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą podróżą służbową jest wyjazd związany z tą działalnością poza stałe miejsca jej prowadzenia, który wskazuje na incydentalność i tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania.

Wyjazdy poza miejsce stałego zamieszkania w celu wykonania usługi wchodzącej w zakres prowadzonej działalności należą do istoty tej działalności i jako takie nie są podróżą służbową.

Tak więc, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych podczas wyjazdów związanych z wykonywaniem działalności na zasadach ogólnych przewidzianych przepisem art. 22 ust. 1 ustawy. Warunkiem koniecznym jest, aby wydatek poniesiony był w ramach działalności i w celu uzyskania przychodu oraz prawidłowo udokumentowany.