Pytanie:

Czy w związku ze zmianą prowadzenia ewidencji rachunkowej z książki przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe, podatnik powinien zaliczyć składki ZUS zapłacone w styczniu 2005 r. od wynagrodzeń pracodawców za grudzień 2004 r. do kosztów 2004 r. czy 2005?

Z przedstawionego w piśmie opisu stanu faktycznego wynika, iż prowadzicie Państwo działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. W 2004 r. spółka prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów zaliczając koszty dotyczące obciążeń ZUS (składek) za pracowników do kosztów podatkowych w momencie ich faktycznego zapłacenia.Od dnia 01.01.2005 r. spółka zobowiązana jest prowadzić księgi rachunkowe w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. W związku z przejściem spółki z księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe, powstał problem z zaliczeniem do kosztów składek ZUS zapłaconych w styczniu 2005 r., a dotyczących wynagrodzeń pracowników za grudzień 2004 r.

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Przepis art. 22 ust. 4 ww. ustawy stanowi zaś, że koszty uzyskania przychodów z zastrzeżeniem ustępu 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym w którym zostały poniesione.

Art. 22 ust. 5 odnosi się do podatników prowadzących księgi rachunkowe, u których koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą tj. są potrącalne także koszty uzyskania przychodów ponoszone w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeśli odnoszą się do przychodów danego roku, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe, w tym przypadku są one potrącalne w roku w którym zostały poniesione.

Przytoczona wyżej zasada, zgodnie z art.22 ust.6 powołanej wyżej ustawy ma również zastosowanie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale, w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Powyższe oznacza, że od generalnej zasady uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia wyrażonej w art. 2 ust. 4 ustawodawca przewidział wyjątek określony w art. 22 ust. 6 co powoduje, że podatnicy ci mogą stosować zasady potrącania kosztów obowiązujące w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe o ile spełnione są warunki określone tym przepisem.

Ponieważ zmiana prowadzonych ksiąg - do 31.12.2004 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów, a od 01.01.2005 r. księga rachunkowa - uniemożliwia zaksięgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pozostałych wydatów księgowych - jak wynika z Państwa pisma - metodą kasową, które na potrzeby rozliczenia 2004 r. potraktowane byłyby incydentalnie należy uznać, że okoliczność ta wyczerpuje znamiona zastosowania normy określonej przepisem art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie z którą, jeśli zarachowanie kosztu nie jest możliwe, jest on potrącalny w roku, w którym został poniesiony.