Pytanie:

Czy podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie nauki języków obcych i świadczący swe usługi poza miejscem zamieszkania i siedzibą firmy ponad dwanaście godzin dziennie, traktujący swoje wyjazdy do zleceniodawcy jako podróż służbową może wszystkie odbyte w miesiącu delegacje zaksięgować zbiorczo na jednym dowodzie wewnętrznym i wpisać w koszty uzyskania przychodów raz w miesiącu.

Problematykę zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą reguluje art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 ze zm./.

W myśl tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowych tych osób w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przedsiębiorca ponosząc wydatki w związku z własnym wyjazdem służbowym może więc zaliczyćdo kosztów uzyskania przychodów diety w wysokości przysługującej pracownikom. Jednakże należy podkreślić, że przemieszczanie się poza miejscowością podaną we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej stanowi istotę działalności usług wykonywanych przez podatnika. W tej sytuacji nie można takich podróży uznać za podróże służbowe.

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy łączy się z wykonywaniem określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba lub stałe miejsce pracy.

Uwzględniając powyższe podróżami służbowymi u osób prowadzących działalność gospodarczą będą np. podróże odbywane do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczonych usług, zawarcia umowy, uczestnictwa w targach, szkoleniach itp.

Tylko w takich przypadkach będą przysługiwały diety do wysokości określonej w art. 23 ust. 1, pkt. 52 ustawy o podatku dochodowym.

Rozliczenia diet w przypadku odbywania takich podróży służbowych może podatnik dokonywać na dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem delegacji służbowej i zgodnie z § 14 ust. 1 pkt. 5 i § 17 ust. 2 rozporządzenia Min. Fin. Z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów /Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm./ zapisów do księgi dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia ,nie póżniej niż przed ropoczęciem działalności w dniu następnym.