Pytanie:

Czy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wykonywania nadzoru budowlanego może zaliczyć diety do kosztów uzyskania przychodów.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przepisami tymi są:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Powołane rozporządzenia nie zawierają definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Według tego przepisu, podróżą służbową pracownika jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Jeżeli więc osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wyjeżdża w celach związanych z tą działalnością poza miejsce, w którym działalność tą prowadzi, to uznać można, iż odbywa ona podróż służbową w rozumieniu powołanego wyżej przepisu, z tym, że podróży służbowej nie odbywa podmiot wykonujący działalność gospodarczą, który udaje się z miejsca zamieszkania do miejsca ustalonego w umowie, jako miejsca jej wykonania.
Ze złożonego zapytania wynika, że podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług nadzoru budowlanego, jest czynnym podatnikiem VAT mającym siedzibę w Legnicy, a podpisał umowę na wykonywanie nadzoru budowlanego w Warszawie, dlatego prawie cały miesiąc spędził w miejscu świadczenia usługi, tj. w Warszawie. W związku z powyższym podatnik zwraca się z zapytaniem, czy przysługują mu diety, ponieważ prawie cały miesiąc przebywał poza siedzibą firmy.
Problematykę zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi osób prowadzących działalność gospodarczą reguluje cytowany wyżej przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym.

W przypadku jednak osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim podatnik tą działalność prowadzi, tj. w zakresie świadczenia usług nadzoru budowlanego, brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż świadcząc te usługi podatnik odbywa podróże służbowe. Miesięczny wyjazd podatnika poza miejsce stałego zamieszkania, będący konsekwencją realizacji podpisanej umowy, wynika bowiem z istoty prowadzonej działalności gospodarczej. Bez wpływu na powyższe pozostaje przy tym okoliczność posiadania przez podatnika oznaczonej we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej siedziby.
W konsekwencji powyższego przedsiębiorcy świadczącemu usługi nadzoru budowlanego w omawianym przypadku nie przysługuje prawo zaliczania w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych, gdyż wyjazdy, o których mowa w zapytaniu, stanowią istotę wykonywanej działalności.
W przedstawionym stanie faktycznym sprawy kosztami uzyskania przychodów będą natomiast rzeczywiście ponoszone przez podatnika w trakcie tych wyjazdów prawidłowo udokumentowane wydatki, których zaliczanie w koszty uzyskania przychodów odbywać się winno z uwzględnieniem przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.
Natomiast istotą podróży służbowej jest wykonywanie pojedynczego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podatnika lub jego stałe miejsce pracy. Uwzględniając powyższe podróżami służbowymi u osób prowadzących działalność gospodarcza będą np. podróże odbywane do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczenia usług, zawarcia umowy (kontraktu), uczestnictwa w targach itp. Tylko w takich przypadkach będą przysługiwały diety do wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.