Pytanie:

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktury za nocleg oraz diety z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza jego granicami wystawione na osobę prowadzącą działalność, na pracownika lub na osobę z którą zostanie zawarta umowa zlecenie na prowadzenie biura oraz czy otrzymane diety są przychodem do opodatkowania?

• Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
• Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powyższego wynika, iż:

1. aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów musi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem,
2. nie można uznać za koszt uzyskania przychodu wydatku spełniającego co prawda ww. warunek, lecz wskazanego przez ustawodawcę w art. 23 ustawy jako wydatek nie stanowiący kosztu uzyskania przychodu dla celów podatku dochodowego.

Jak wynika z pisma świadczy Pan usługi w zakresie usług transportowych i zapytuje Pan czy jako osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktury za nocleg oraz diety z tytułu podróży służbowej na terenie kraju i poza jego granicami wystawione na Pana lub na pracownika, czy też na osobę z którą zostanie zawarta umowa zlecenie na prowadzenie biura oraz czy otrzymane diety są przychodem do opodatkowania.

W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest podstaw do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych u osób wykonujących w ramach prowadzonej działalności gospodarczej czynności związane ze świadczeniem usług transportowych, gdyż wykonywanie zadań poza miejscowością stałego pobytu nie wiąże się z odbyciem podróży służbowej. Należy bowiem przyjąć, iż świadczenie usług transportowych polega na przemieszczaniu się z miejsca stałego pobytu do miejsca dowozu ładunku i stanowi istotę tej działalności. Natomiast kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą inne poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane wydatki np. rachunki za pobyt w hotelu, opłaty za przejazd płatną autostradą i inne. Za prawidłowo udokumentowany wydatek uważa się fakturę VAT lub rachunek wystawiony na firmę.

Powyższe stanowisko potwierdza pismo Ministerstwa Finansów z dnia 05.12.2003 r. nr PB2/AS-033-0600-2495/03.

Do opodatkowania wypłaconych pracownikom oraz zleceniobiorcom świadczeń stanowiących zwrot poniesionych przez nich wydatków w związku z wyjazdem służbowym ma zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie, z którym wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, podróży osoby nie będącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez Ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu.

Przepis ten dotyczy diet i innych należności związanych z podróżą, jeżeli zostały otrzymane przez osoby fizyczne będące pracownikami oraz osoby nie będące pracownikami np. zleceniobiorców. Zgodnie z tym przepisem należności z tytułu podróży wolne są od podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach odrębnych ustaw lub w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) albo rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).

Przy czym art. 21 ust. 13 ustawy zastrzega, że zwolnienia dla osób niebędących pracownikami stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw lub
• przez organy ( urzędy ) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W związku z powyższym, jeżeli wykonanie zlecenia wiąże się z odbyciem podróży, zleceniobiorca ponoszący związane z takim wyjazdem wydatki może, jeżeli tak stanowi zawarta umowa, otrzymać od zleceniodawcy zwrot świadczeń przewidzianych przepisami ww. rozporządzenia, a zatem zwrot:

• kosztów wyżywienia - do wysokości diety, podróż krajowa - 21 zł, natomiast dieta przy podróży zagranicznej uzależniona jest od kraju docelowego,
• kosztów noclegu - w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w razie jego braku w formie ryczałtu, w kwocie stanowiącej równowartość 150% diety, tj. obecnie 31,50,-zł; natomiast przy podróży zagraniczne

1. w wysokości wynikającej z rachunku - w granicach ustalonego limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub
2. w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity - za zgodą zleceniodawcy albo
3. w formie ryczałtu stanowiącego 25% limitu - w razie nieprzedłożenia przez zleceniobiorcę rachunku za nocleg

• innych udokumentowanych wydatków związanych z wykonywaniem czynności określonych w umowie, jeżeli zleceniobiorca nie zaliczy wydatków odpowiadających otrzymanym należnościom do kosztów uzyskania przychodów.

U zleceniodawcy wydatki refundujące poniesione przez zleceniobiorcę koszty podróży, jeżeli ich poniesienie jest związane z osiągniętym przychodem, a zwrot wynika z zawartej umowy cywilnoprawnej, są w całości kosztem uzyskania. Wyżej opisane regulacje odnoszą się także do pracowników odbywających podróż służbową.