Istota interpretacji:

Czy może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup kawy, herbaty oraz drobnego poczęstunku?

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą, opodatkowaną na "zasadach ogólnych" (wg skali) polegającą na świadczeniu usług agentów i brokerów ubezpieczeniowych oraz organizowaniu szkoleń. W chwili obecnej nie zatrudnia pracowników. W związku z tym, zakup kawy, drobnego poczęstunku będzie przeznaczony dla klientów, którzy będą chcieli skorzystać z usług oferowanych przez firmę Wnioskodawczyni, w celu stworzenia dobrego wizerunku firmy. W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawczyni wskazała, iż spotkania z klientami, o których mowa we wniosku odbywają się w siedzibie firmy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w ciężar kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione na zakup kawy, herbaty oraz drobnego poczęstunku...

Zdaniem Wnioskodawczyni, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010r. nr 51 poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują wizerunek firmy.

Zatem wydatki jakie zostaną poniesione na zakup produktów spożywczych dla kontrahentów nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości, a zatem mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.
  
  

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług agentów i brokerów ubezpieczeniowych oraz organizowaniu szkoleń. W związku z tym, że Wnioskodawczyni nie zatrudnia pracowników, zakup kawy, drobnego poczęstunku będzie przeznaczony dla klientów, którzy będą chcieli skorzystać z usług oferowanych przez firmę Wnioskodawczyni, w celu stworzenia dobrego wizerunku firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż rozstrzygnięcie, czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, tj. czy wydatki na poczęstunek podawany podczas wyżej wymienionych spotkań ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W przypadku spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami, które odbywają się w siedzibie firmy, podczas których serwowany jest drobny poczęstunek (np. kawa, herbata, napoje niealkoholowe, ciastka, paluszki itp.), trudno przypisać tym spotkaniom cechy wytworności i okazałości. Koszty jakie Wnioskodawczyni będzie ponosić w związku z organizacją tych spotkań mogłyby więc co do zasady zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zauważyć jednakże, należy, iż działania, których głównym celem jest poprawa wizerunku przedsiębiorcy, nawet jeżeli prowadzone są w siedzibie przedsiębiorcy, również stanowią wydatki zaliczane do kosztów reprezentacji, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z powyższym wydatki, o których mowa we wniosku, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej, o ile wydatki te nie będą nosiły cech okazałości, wystawności, a ich charakter nie będzie świadczył o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania firmy na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi, bądź produkty.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem, jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Mając powyższe na względzie stanowisko Wnioskodawczyni, z ww. zastrzeżeniem należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.