Istota interpretacji:

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych, które dotyczą w zdecydowanej większości wykonania instalacji telefonicznej, jak też internetowej, prace swoje wykonuje poza siedziba firmy, prawie zawsze w innych województwach, co wiąże się z pobytem zatrudnionych przez Wnioskodawcę pracowników w miejscowościach gdzie prowadzą budowy.

Wiosną bieżącego roku Wnioskodawca rozpocznie prace budowlane (układanie instalacji światłowodowej) na terenie województwa..., co wiąże się z oddelegowaniem pracowników do wykonania tych prac budowlanych art. 775KP. Firma Wnioskodawcy jest podwykonawcą. Wnioskodawca nie korzystał dotychczas z możliwości wystawiania pracownikom delegacji służbowych, w których naliczałby diety, jak też zryczałtowane koszty noclegów, który byłby kosztem uzyskania przychodu.

Wnioskodawca nadmienia ponadto, że wykonywanie podróży służbowych związane jest z:

• prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą,

• służy osiągnięciu przez firmę przychodów.
  
  

Pismem z dnia 20.05.2011 r. Wnioskodawca uzupełnił swój wniosek, informując, że zatrudnieni pracownicy w umowie o pracę, jako miejsce wykonywanej pracy, wpisaną mają siedzibę przedsiębiorstwa.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy należności wypłacone pracownikom z tytułu diet i zryczałtowanych kosztów noclegów w przypadku wykonania prac poza siedzibą firmy stanowią koszty działalności firmy Wnioskodawcy...

Zdaniem Wnioskodawcy diety, jak też zryczałtowane koszty noclegów pracowników formy Wnioskodawcy oddelegowanych do wykonywania prac budowlanych poza siedziba firmy stanowią koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikom do wysokości określonej w odrębnych przepisach, nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo- skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Wydatki dotyczące krajowych wyjazdów służbowych mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

1. pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
2. nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
3. być właściwie udokumentowany.
   
   

W zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet wypłacanych pracownikom należy wskazać, iż w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na wypłatę diet, bądź z innego tytułu w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

A zatem kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty te obejmują zatem również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

1. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
2. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775§ 4 Kodeksu pracy.
   
   

Zatem zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Kodeksu pracy, pracodawcę obciążają wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową. Równocześnie w definicji podróży służbowej istotne jest wykonywanie zadań poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy na służbowe polecenie pracodawcy związane z wykonywaniem zadania służbowego. Zatem pracodawca, który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety oraz poniesione wydatki związane z odbywaniem przez tegoż pracownika podróży służbowej.

Warunkiem formalnoprawnym zakwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie faktu poniesienia danego wydatku.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych. Wiosną bieżącego roku Wnioskodawca rozpocznie prace budowlane (układanie instalacji światłowodowej) na terenie województwa..., co wiąże się z oddelegowaniem do wykonania tych prac budowlanych pracowników Wnioskodawcy. Pracownicy ci w umowie o pracę - jako miejsce wykonywanej pracy - wpisaną mają siedzibę przedsiębiorstwa.

Reasumując, mając na uwadze powyższe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, należy stwierdzić, że należności wypłacone pracownikom z tytułu diet i zryczałtowanych kosztów noclegów - w przypadku wykonania prac poza siedzibą firmy - stanowią koszty działalności w firmie Wnioskodawcy.

W tym miejscu podkreślić jednak należy, że pojęcie "podróży służbowej pracownika" należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.