Istota interpretacji:

możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej: -wydatków poniesionych na zakup poczęstunku lub usług cateringowych dla kontrahentów podczas spotkań organizowanych w siedzibie Oddziału "X" w mieście "Y", -wydatków poniesionych na zakup poczęstunku w restauracjach i innych lokalach gastronomicznych.

• wydatków poniesionych na zakup usług cateringowych lub poczęstunku podawanego podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami organizowanych w siedzibie firmy, której agentem jest Wnioskodawczyni –jest prawidłowe,
• wydatków poniesionych na zakup poczęstunku w restauracjach i innych lokalach gastronomicznych –jest nieprawidłowe.
  
  

• wydatków poniesionych na zakup usług cateringowych lub poczęstunku podawanego podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami organizowanych w siedzibie firmy, której agentem jest Wnioskodawczyni,
• wydatków poniesionych na zakup poczęstunku w restauracjach i innych lokalach gastronomicznych.
  
  

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług finansowo-ubezpieczeniowych. Współpracuje na zasadzie umowy agencyjnej z firmą "X". Organizuje spotkania biznesowe z kontrahentami i potencjalnymi klientami, podczas których prezentuję ofertę handlową. Spotkania te odbywają się albo w siedzibie Oddziału "X", albo poza tą siedzibą i zarazem poza miejscem zarejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej (czyli poza miejscem zameldowania i zamieszkania Wnioskodawczyni). Jeżeli spotkania odbywają się w siedzibie Oddziału "X", to Wnioskodawczyni serwuje kontrahentom i potencjalnym klientom drobny poczęstunek, np. ciastka, kawę, herbatę itp. lub korzysta z usług cateringowych. Firma "X" nie zapewnia takiego poczęstunku, ani usług cateringowych w swoim Oddziale. Ugoszczenie i poczęstunek zależą od indywidualnej decyzji Wnioskodawczyni. Koszty pokrywane są z własnych pieniędzy (jako osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą). Częściej do spotkań biznesowych dochodzi w restauracjach i innych lokalach gastronomicznych, zarówno na terenie miasta "Y" jak i w znacznej odległości od tego miasta. Podczas tego rodzaju spotkań Wnioskodawczyni ponosi koszty typu: kawa, herbata itp., a czasami - jeśli wymaga tego długość lub czas spotkania - także lunch. Kiedy spotkanie odbywa się w lokalu gastronomicznym gościom oferowane są zwykłe dania restauracyjne. Wnioskodawczyni nie organizuje (w związku z tym nie ponosi kosztów) imprez towarzyskich z udziałem kontrahentów lub potencjalnych klientów, ani wystawnych przyjęć dla nich.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki związane z organizacją wspomnianych powyżej spotkań mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawczyni, wydatki związane ze wszystkimi spotkaniami biznesowymi - niezależnie od miejsca, w którym się odbywają - powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie noszą cech wytworności, okazałości, przepychu itp. Koszty nabycia przez Wnioskodawczynię produktów spożywczych przeznaczonych do poczęstowania kontrahentów na spotkaniach w siedzibie Oddziału "X" lub koszty cateringu, co do zasady mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Według Wnioskodawczyni wydatki na usługi gastronomiczne związaną ze spotkaniem z kontrahentem lub potencjalnym klientem w restauracji, nie mają charakteru reprezentacyjnego, o ile spotkanie dotyczy tematyki z zakresu prowadzonej działalności gospodarczej. W warunkach gospodarki rynkowej tego typu spotkania są czymś standardowym. Wnioskodawczyni nie podziela też poglądu, wedle którego poczęstunek oferowany (na jej koszt) w lokalu gastronomicznym byłby traktowany inaczej niż taki sam poczęstunek (na jej koszt) podany w siedzibie Oddziału "X". Wnioskodawczyni sądzi, że takie rozróżnienie prowadziłoby do błędnego wniosku, iż każde spotkanie z kontrahentem w lokalu gastronomicznym ma charakter reprezentacyjny (co wyłączałoby poniesiony wydatek z kosztów podatkowych). Potrącenie kosztu podatkowego jest niedopuszczalne jedynie w sytuacji, gdy wydatki miałyby służyć do demonstrowania wytworności, czy przepychu wobec kontrahentów lub potencjalnych klientów. Wydatków, które służą prezentowaniu wytworności i przepychu wobec klientów Wnioskodawczyni nie ponosi.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.
  
  

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni organizuje z kontrahentami i potencjalnymi klientami spotkania biznesowe podczas których prezentowana jest oferta handlowa. Spotkania te odbywają się w siedzibie Oddziału firmy, której agentem jest Wnioskodawczyni (poza miejscem zamieszkania) oraz w restauracjach i lokalach gastronomicznych.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż rozstrzygnięcie, czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, tj. czy wydatki na poczęstunek podawany podczas wyżej wymienionych spotkań ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W ocenie tut. Organu wydatki na poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami w restauracjach i lokalach gastronomicznych, wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Pomimo tego, że spotkania wiążą się z istotą prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej, to wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, znajdujące się poza siedzibą prowadzonej działalności. Trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawczynię wydatki na zorganizowanie spotkań poza siedzibą firmy będą wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania firmy na zewnątrz.

W przypadku natomiast spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami, które odbywają się w siedzibie Oddziału firmy, której agentem jest Wnioskodawczyni, podczas których serwowany jest drobny poczęstunek, bądź catering to pomimo, iż Wnioskodawczyni nie prowadzi ich w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, trudno przypisać tym spotkaniom cechy wytworności i okazałości. Koszty jakie Wnioskodawczyni ponosi w związku z organizacją tych spotkań mogą więc zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem, jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

Z uwagi na powyższe, stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej:

• wydatków poniesionych na zakup usług cateringowych lub poczęstunku podawanego podczas spotkań z kontrahentami oraz potencjalnymi kontrahentami organizowanych w siedzibie firmy, której agentem jest Wnioskodawczyni – jest prawidłowe,
• wydatków poniesionych na zakup poczęstunku w restauracjach i innych lokalach gastronomicznych – jest nieprawidłowe.
  
  

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.