Istota interpretacji:

możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej zapłaconej kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania usługi

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie usług architektonicznych. Firma wykonała usługi dla starostwa powiatowego. Niestety nie udało się dotrzymać terminu wykonania przedmiotu umowy. Wnioskodawcę obciążono notą księgową z tego tytułu. Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Kara umowna, którą został obciążony, została w całości zapłacona kontrahentowi, a usługa, której dotyczy ww. kara została wykonana w całości. Otrzymana od kontrahenta nota księgowa jest jedynym dowodem poniesienia wydatku. Wnioskodawca posiada także umowę z kontrahentem dotyczącą ww. usługi.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu ww. kwoty...

Zdaniem wnioskodawcy ma prawo do zaliczenia kwoty kary umownej w koszty uzyskania przychodu firmy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
• nie może być wymieniony w art. 23 w/w ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
• musi być należycie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodówkar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Z powyższego wynika, iż co do zasady, wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu podlegają kary umowne związane z wadami towarów lub usług, a nie z opóźnieniem w ich dostarczeniu. Wada jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji poniesionych kosztów z kosztów podatkowych. Oznacza to, że kary umowne z innego tytułu mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem istnienia związku przyczynowego pomiędzy karą a możliwością uzyskania przychodu bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Cytowany wyżej art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy nie obejmuje swoim zakresem przypadków nieterminowego wykonania robót i usług będących przedmiotem umów.

Uregulowania dotyczące kar umownych oraz odszkodowań zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 ze zm.).

Stosownie do art. 483 § 1 tego Kodeksu można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż nie wszystkie kary umowne wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy nie stanowią kosztu podatkowego. Do kosztów uzyskania przychodów nie mogą zostać zaliczone jedynie te kary, które wynikają z wad sprzedawanych towarów, wad wykonywanych robót i usług, kary za zwłokę w zamianie towaru wadliwego na niewadliwy lub kary za zwłokę w usunięciu wad wykonywanych robót i usług.

Mając na względzie cytowane wyżej przepisy stwierdzić należy, iż zapłacona za nieterminowe wykonanie usługi kara umowna może stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zauważyć przy tym należy, iż zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki jakie musi spełniać dokument aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są następujące dowody księgowe:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

• oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
  
  

Zgodnie z § 13 ww. rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto niektóre wydatki, ściśle określone w § 14 rozporządzenia, mogą być udokumentowane za pomocą tzw. dowodów wewnętrznych.

Zaznaczyć przy tym należy, iż cytowane wyżej przepisy rozporządzenia zawierają zamknięty katalog dokumentów, stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż co do zasady, dokumentem będącym podstawą ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura VAT. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych, niezależnych od wnioskodawcy uzyskanie faktury VAT od kontrahenta nie jest możliwe, podstawą wpisu w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być inne dokumenty wymienione w cyt. wyżej przepisach.

Z uwagi na treść ww. przepisów, stwierdzić należy także, że noty księgowe - jako samodzielne dowody księgowe - mogą być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jedynie w przypadku, gdy są sporządzone w celu skorygowania zapisów dotyczących operacji gospodarczych udokumentowanych wcześniej innymi, właściwymi dowodami księgowymi otrzymanymi od kontrahenta lub wystawionymi kontrahentowi.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż wnioskodawca został obciążony karą za nieterminowe wykonanie usługi (która co do zasady może stanowić koszt uzyskania przychodu) udokumentowaną notą księgową. Z wniosku wynika także, iż wnioskodawca posiada umowę dotyczącą wykonania przedmiotowej usługi. Jeżeli zatem w istocie z umowy tej wynika zobowiązanie wnioskodawcy do zapłacenia przedmiotowej kary umownej, umowa ta wraz z otrzymaną notą księgową - na podstawie § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - może stanowić podstawę wpisu poniesionych wydatków do prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Do wniosku dołączono plik dokumentów. Należy jednak zauważyć, że wydając interpretacje w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do ich oceny; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez wnioskodawcę i jego stanowiskiem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2 , 44 - 100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.