Pytanie:

Czy można ująć jako koszt uzyskania przychodu wydatki na eksploatację samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, na podstawie otrzymanych rachunków i faktur, do wysokości określonej w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu?

Wątpliwości podatnika sprowadzają się do pytania, czy postępuje właściwie zaliczając do kosztów uzyskania przychodu ww. wydatki na eksploatację samochodu osobowego, którego jest współwłaścicielem z ojcem i który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Podatnik twierdzi, iż przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej do wysokości kwoty określonej w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.Naczelnik Urzędu Skarbowego w Siedlcach po dokonaniu analizy wniosku stwierdza co następuje:Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych ( tj. Dz. U. z 2000r., Nr 14, poz. 176 ze zm. ), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych, musi on być poniesiony w celu uzyskania przychodu oraz nie może być wymieniony w katalogu negatywnym, tj. w ustawowym wykazie kosztów nie uznawanych za koszty podatkowe. Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Tym samym wydatki, o których mowa we wniosku poniesione przez podatnika w związku z eksploatacją samochodu osobowego stanowią koszty uzyskania przychodów ale w wysokości ustalonej zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Zatem suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, tj. kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Przytoczone wyżej regulacje ustawy podatkowej, uprawniają podatników do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów, udokumentowanych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych dla potrzeb prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej jedynie do wysokości określonego limitu. W myśl art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 46 tej ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Stosownie do treści art. 23 ust. 7 ww. ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy ( skąd - dokąd ), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika ( pracodawcy ) i jego dane.

Z przywołanych przepisów prawa podatkowego wynika, że jeżeli dla celów pozarolniczej działalności gospodarczej używany jest samochód osobowy, nie stanowiący składnika majątku firmy do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć można wartość poniesionych wydatków związanych z używaniem tego pojazdu, do wysokości limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Aby tego rodzaju wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu koniecznym jest spełnienie następujących warunków:

• samochód wykorzystywany jest dla potrzeb pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika,
• podatnik musi wykazać bezpośredni związek wydatku z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą, oraz to, iż jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu,
• wydatki faktycznie poniesione nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach,
• w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym, w sytuacji gdy podatnik dla celów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy stanowiący współwłasność z ojcem, a w celach rozliczenia kosztów eksploatacji tego samochodu prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki do wysokości limitu ustalonego na podstawie zapisów w ewidencji przebiegu pojazdu. Zatem stanowisko podatnika przedstawione we wniosku należy uznać za prawidłowe. W tym stanie faktycznym i prawnym postanowiono jak na wstępie.