Pytanie:

Jak dokumentować wydatki związane z funkcjonowaniem firmy?

Podatniczka wniosła o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedstawiając następujący stan faktyczny: Prowadzi działalność gospodarczą samodzielnie, opodatkowaną na zasadach ogólnych, jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT. Od osoby fizycznej wynajmuje lokal biurowy, który stanowi miejsce wykonywania działalności. Zgodnie z umową zawartą z właścicielem lokalu, poza opłatą za najem, jest zobowiązana do pokrywania we własnym zakresie czynszu najmu do Spółdzielni Mieszkaniowej oraz wszelkich kosztów eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z przedmiotu najmu, jak energia elektryczna, gaz, woda itp. wg wskazań liczników lub stawek dostawców tych mediów. W związku z powyższym od właściciela lokalu otrzymuje co miesiąc rachunek obciążający na umówioną kwotę, oryginalne faktury dostawców mediów wystawione na nazwisko właściciela lokalu ze wskazaniem adresu, którego dotyczą (czyli miejsca wykonywania przez Podatniczkę działalności gospodarczej) oraz kserokopię dowodu wpłaty czynszu najmu za przedmiotowy lokal na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej.

W opisanym stanie faktycznym Podatniczka zadała następujące pytanie: "Czy wymienione działanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami regulującymi opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Szczególnie czy faktura na media i kserokopia dowodu wpłaty czynszu na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej stanowią dokumenty, na podstawie których mogę wykazać koszty działania mojej firmy?"

Stanowisko Podatniczki: Podatniczka ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatki związane z korzystaniem przedmiotu najmu, jak energię elektryczną, gaz, wodę oraz opłaty czynszu do Spółdzielni Mieszkaniowej na podstawie dowodów wewnętrznych w kwotach brutto. Dowody wewnętrzne sporządza na podstawie faktur wystawionych na właściciela lokalu oraz na podstawie kserokopii dowodu wpłaty czynszu.

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego sprawy, stanowiska przedstawionego przez Podatniczkę oraz obowiązujących w omawianym zakresie przepisów prawa podatkowego, stwierdzić należy, że stanowisko Podatniczki jest prawidłowe.

Z opisanego stanu faktycznego wynika, że Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą w lokalu, który użytkuje na podstawie umowy najmu. Lokal ten w całości wykorzystywany jest wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Uregulowania zawarte w umowie najmu zobowiązują Podatniczkę do opłacania kosztów eksploatacyjnych wg wskazań liczników lub stawek dostawców mediów oraz opłacania czynszu. Koszty eksploatacyjne opłaca na podstawie oryginalnych faktur VAT wystawionych na nazwisko właściciela lokalu, a podstawą do opłaty czynszu jest kserokopia dowodu wpłaty czynszu na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

W myśl przepisów regulujących zagadnienie użytkowania, użytkownik zobowiązany jest do ponoszenia ciężarów związanych z przedmiotem użytkowania oraz do dokonywania napraw i innych nakładów związanych ze zwykłym korzystaniem z rzeczy - art. 258 i 260 ustawy - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz.93 ze zm.). Podkreślić należy, iż przytoczony powyżej art. 258 nie przerzuca na użytkownika odpowiedzialności w stosunkach zewnętrznych. Zatem odpowiedzialność za podatki, ubezpieczenia, opłaty i podobne świadczenia ponosi właściciel, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej. Użytkownik natomiast jest obarczony ciężarem rozliczenia się z właścicielem.

W omawianej sprawie poniesione wydatki wynikają z dokumentów wystawionych na właściciela lokalu. W takim przypadku zastosowanie ma przepis § 14 ust. 1, ust. 2 pkt. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z póżn. zm.), w myśl którego na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m. in. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów:podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:a) podatek naliczony:- jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,- w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

Z treści cyt. wyżej przepisów wynika, że opisane wyżej wydatki mogą być ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kwotach brutto na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów wewnętrznych, pod warunkiem, że przepisy ustawy od podatku od towarów i usług nie dają podstaw do obniżenia podatku od towarów i usług o wartość podatku naliczonego.