Pytanie:

Dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i zamiejscowymi, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umowę zlecenia.

- uznaje za prawidłowe stanowisko Pana przedstawione w powyższym wniosku.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez Pana we wniosku wynika co następuje.

Prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w spółce cywilnej w zakresie świadczenia usług ochroniarskich z siedzibą w ... przy ul. ....

Działalność prowadzona jest przy zatrudnieniu pracowników na umowę o pracę lub zlecenia na stanowiskach ochroniarzy.

Pracownicy z uwagi na charakter wykonywanej pracy często wyjeżdżają z siedziby firmy w celach służbowych, wykonując trasy zarówno po mieście ... jak i wyjeżdżając do innych miast.

W tym celu wypisywane są delegacje służbowe dla tych pracowników. Zdarza się również często , że pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów.

Wówczas do rozliczenia jazd lokalnych i zamiejscowych osoby te sporządzają ewidencje przebiegu pojazdu tzw. "kilometrówkę".

Zdaniem Pana przysługujące pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i poza lokalnymi, ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów .

W sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Oceniając pod względem prawnym stanowisko Pana w oparciu o przedstawiony stan faktyczny tutejszy organ podatkowy stwierdza, co następuje.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. Nr 14 poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2007 roku , kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Zatem aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione niżej wymienione warunki:

1/ celem wydatku powinno być osiągnięcie przychodów lub jego zachowanie albo zabezpieczenie

2/ wydatek nie znajduje się na liście zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy, stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "podróż służbowa pracownika".

Wobec tego należy się kierować art. 775§ 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974r. (Dz.U. z 1998r. Nr 121 poz. 94) , który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem prac przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jednocześnie art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymaga , aby miejsce wykonywania pracy przez pracownika było zapisane w treści umowy o pracę.

Odnosi się to zarówno do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i na umowę zlecenia.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Stosownie do przepisów tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety oraz,
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W odniesieniu do pracowników, żaden przepis art. 23 ust. 1 ustawy nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników .

Mając na uwadze powyższe, rozstrzygające znaczenie ma więc kwestia, czy został spełniony warunek określony w art. 22 ust. 1 ustawy, a mianowicie czy wydatki poniesione przez pracodawcę z tytułu podróży służbowych pracowników mają wpływ na osiągnięcie przychodu lub jego zachowanie albo zabezpieczenie

W Pana przypadku w/w należności są bezpośrednio związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą , a co za tym idzie maja wpływ na powstanie przychodu oraz podlegają one w całości zaewidencjonowaniu w koszty uzyskania.

Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową pracownika , których zaliczenie w ciężar kosztów firmy podatnika jest ograniczone , są wydatki dotyczące korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej.

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 46 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym, nie uważa sie za koszty uzyskania przychodów - poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego , w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą , dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji pojazdu.

W świetle powyższego wydatek przekraczający określony limit nie jest kosztem uzyskania przychodów prowadzącego działalność gospodarczą.

Odnośnie zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 36 lit. b wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych , podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w jazdach lokalnych do wysokości nieprzekraczającej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekaczającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Na podstawie przepisów tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej , zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w w/w rozporządzeniu.

Odnosi się to zarówno do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i na umowę zlecenia.

Zatem należy stwierdzić, iż stanowisko Pana w tej sprawie jest prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana w rozpatrywanym wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie jej sporządzenia.

Ponadto Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Toruniu informuje , iż pozostałe zagadnienie przedstawione w piśmie z dnia 18.12.2006r. rozpatrzone zostanie odrębnym postanowieniem.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Pana, jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy.

Na niniejsze postanowienie, zgodnie z art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej, Stronie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego. Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania postanowienia.

Zażalenie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.