Pytanie:

możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodu roku 2006 "zagubionych" faktur kosztowych odnoszących się do wydatków poniesionych w latach 2004 i 2005

Stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę oraz jego stanowisko w sprawie:

Wnioskodawczyni prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą na własne imię i nazwisko

w zakresie produkcji pomp i sprężarek, dla której założyła podatkową księgę przychodów

i rozchodów i stosuje zasady zapisane w art. 22 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2000r., Nr 14, poz. 176 z późniejszymi zmianami).

W latach 2004 i 2005 sprawy księgowe firmy były prowadzone prze biuro rachunkowe, które nie zaksięgowało w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktur kosztowych na łączna kwotę około 10 000,00 zł brutto. Wg oświadczenia Strony faktury te dotyczyły między innymi zakupu paliwa, usług leasingowych, zakupu klocków hamulcowych, tarcicy, miotły, szczotki do mycia, lamp halogenowych, przedłużenia domeny, przejazdu autostradą, zakupu benzyny ekstrakcyjnej

i rozpuszczalnika.

Faktury powyższe zostały zapłacone gotówką w dacie ich otrzymania lub przelewem

w wymaganym terminie.

Od stycznia bieżącego roku zakończono współpracę z biurem rachunkowym, a księgowa która przejęła w/w zakres spraw w wyniku kontroli wewnętrznej odnalazła w dokumentacji "zagubione faktury".

Pytanie Wnioskodawczyni dotyczy możliwości ujęcia w/w faktur w kosztach uzyskania przychodu w roku 2006.

Strona reprezentuje stanowisko, iż kierując się zapisem art. 22 ust. 1 oraz art. 22 ust. 5 ustawy może uwzględnić "zagubione" faktury w kosztach uzyskania przychodu roku 2006 w miesiącu ich odnalezienia.

Ocena prawna stanowiska:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) zwanej dalej "ustawą" kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Jak z powyższego wynika, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów określonego wydatku wymaga łącznego spełnienia dwóch podstawowych przesłanek, które zakładają, że:

wydatek musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodu,

wydatek ten nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy.

Należy zaznaczyć, że ciężar wykazania, iż poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także, że został poniesiony w celu uzyskania przychodu spoczywa na podatniku.

Zatem, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych przy określaniu kosztów uzyskania przychodów stosują zapis art. 22 ust. 4, który stanowi, iż koszty uzyskania przychodów,

z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Od tej ogólnej zasady ustawodawca przewiduje wyjątki, a mianowicie m. in. u podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Stosujący tę metodę podatnicy mogą zatem zaliczyć do kosztów bieżącego roku podatkowego poniesione w nim koszty nawet wówczas, gdy zdarzenie gospodarcze, z którym związany był dany wydatek ma przynieść przychód dopiero w latach następnych.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe zobligowani są z kolei do stosowania przy rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów tzw. metodę memoriału (art. 22 ust. 5 ustawy).

Metodę tę mogą również stosować, ale już na zasadzie dobrowolnego wyboru, podatnicy prowadzący księgi podatkowe. W takim przypadku koniecznym warunkiem jest stałe prowadzenie księgi podatkowej w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 ustawy).

Komentowana metoda sprowadza się do tego, iż koszty uzyskania przychodów potrącane są tylko

w roku, którego dotyczą. Wniosek taki wynika z analizy przepisu art. 22 ust. 5 ustawy, który nakazuje odnieść się do kosztów podatkowych następujące wydatki:

koszty poniesione w danym roku podatkowym i związane z przychodami tego roku;

koszty poniesione w latach poprzednich, ale dotyczące danego roku podatkowego

oraz

ściśle określone co do rodzaju i kwoty koszty, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeśli odnoszą się do danego roku.

Wyjątkiem jest przypadek, gdy zarachowanie kosztów w danym roku nie było możliwe. Wówczas stosuje się ogólną zasadę i koszt podlega potrąceniu w roku jego faktycznego poniesienia.

Koszt musi mieć związek z przychodem i ponadto związek ten ma wystąpić w tym samym roku podatkowym.

Wyjątki od tej zasady określono w art. 23 ustawy - gdzie co do niektórych kosztów wymagana jest ich zapłata.

W metodzie memoriałowej, którą stosuje również Wnioskodawczyni, każdy koszt powinien być analizowanym pod kątem jego związku z uzyskiwanym przychodem w danym czasie. Koszt dotyczący przychodów danego okresu powinien zostać rozliczony w tym okresie.

W przypadku gdy koszt ma wpływ pośredni na uzyskanie przychodu, tj. nie ulega wątpliwości, że koszt służy osiąganiu przychodów, ale nie można stwierdzić, w jakim czasie ma na nie wpływ, wówczas taki koszt w metodzie memoriałowej należy potrącić w dacie jego poniesienia. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku przedstawionym przez Wnioskodawczynię.

Strona poniosła określone wydatki w latach 2004 i 2005, wydatki te nie miały bezpośredniego wpływu na uzyskanie bądź powiększenie przychodów, zatem mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów właśnie w tych latach tj. w latach ich poniesienia.

W metodzie memoriałowej jak już wskazano, zasadą jest, że wydatki zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów tego roku, którego dotyczą, czyli w roku, w którym z tytułu ich poniesienia powstał przychód dla celów podatkowych. Zastosowanie takiej zasady możliwe jest w przypadku istnienia bezpośredniego związku danego wydatku z uzyskanym przychodem. W sytuacji, gdy związek ten nie jest bezpośredni, poniesiony wydatek nie skutkuje bowiem osiągnięciem wymiernego przychodu, wiąże się jednak z nim w sposób pośredni np. poprzez zapewnienie prawidłowego funkcjonowania firmy, która wypracowuje te przychody, przyjmuje się, iż wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu w momencie jego poniesienia.

Analizując przedstawiony przez Wnioskodawczynię stan faktyczny sprawy pod kątem możliwości zarachowania w roku bieżącym do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatków poniesionych w latach poprzednich, należy oprzeć sie na zapisie art. 22 ust. 5 ustawy, z którego wynika, iż wydatek może być kosztem roku podatkowego, którego dotyczy, tzn.:

mógł być poniesiony w latach wcześniejszych, lecz będzie kosztem dopiero w roku, którego dotyczy, tj. roku, w którym uzyskany został przychód będący rezultatem poniesienia tego wydatku;

nie został jeszcze poniesiony, lecz jest zarachowany i dotyczy danego roku podatkowego;

został poniesiony i jednocześnie dotyczy roku podatkowego, w którym został poniesiony.

Jak wynika z powyższego, późniejsze zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest tylko w przypadku, gdy można wykazać, że wydatek ten dotyczy innego roku niż rok jego poniesienia.

W przedmiotowej sytuacji, z uwagi na brak możliwości powiązania poniesionych wydatków z uzyskaniem konkretnego przychodu, wydatki te powinny być kosztem uzyskania w roku ich poniesienia.

Reasumując, w związku z powyższymi ustaleniami organ podatkowy nie podziela w tym zakresie stanowiska reprezentowanego przez Wnioskodawczynię. A zatem przedmiotowe faktury (biorąc pod uwagę zapis art. 22 ust. 1 ustawy) powinny zostać zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów w wartościach netto (uwzględniając art. 23 ust. 1 pkt. 43 lit. a ustawy) - w kolumnie 14 "pozostałe wydatki" - pod datą ich otrzymania.

W związku z tym Wnioskodawczyni powinna skorygować koszty uzyskania przychodów roku 2004 i 2005 i w przypadku powstania nadpłaty w podatku dochodowym od osób fizycznych zwrócić się do organu podatkowego w trybie art. 75 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa

(tj. Dz. U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) o stwierdzenie nadpłaty, składając jednocześnie korektę zeznania za dany rok z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Ponadto zwraca się uwagę, że podstawę dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów są przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późniejszymi zmianami).

Wynikają z nich następujące zasady:

zapisów w księdze dotyczących wydatków (kosztów) można dokonać tylko na podstawie ściśle określonych dowodów księgowych wymienionych w § 12 - § 16 rozporządzenia;

zapisów dotyczących pozostałych wydatków (kolumna 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów) dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym z uwzględnieniem zasad wynikających z art. 22 ustawy.

Wyjątek od tej zasady dotyczy podatników, których księgę prowadzi biuro rachunkowe lub którzy prowadzą ewidencje sprzedaży albo dokonują sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami. Tacy podatnicy dokonują zapisów dotyczących pozostałych wydatków w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.