Pytanie:

Jaki dokument stanowi dowód na poniesienie kosztów z tytułu reprezentacji i reklamy w przypadku przekazywania klientom: kalendarzy z nadrukiem, map z lokalizacją firmy, produktów gotowych (jesteśmy producentem) w ramach promocji, długopisów, notatników z nadrukiem oraz tym podobnych artykułów? Czy zużycie artykułów spożywczych na cele reprezentacji i reklamy na terenie firmy jest opodatkowane podatkiem VAT? Czy w przypadku zakupu usługi obcej - w postaci nadruku na kalendarze - do ceny nabycia kalendarzy należy doliczyć wartość tej usługi przy podstawie opodatkowania podatkiem VAT?

Dla celów podatkowych koszty reprezentacji i reklamy, tak jak i inne wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że są: a) poniesione w celu osiągnięcia przychodów - w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), b) udokumentowane w sposób pozwalający uzasadnić poniesiony wydatek.

Generalnie dokumentem stanowiącym dowód poniesienia kosztów reprezentacji i reklamy będzie każdy dowód księgowy, który spełnia wymogi określone w przepisach: - w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: § 12, 13 i 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) - w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) zawarte w art. 21 i 22 tej ustawy.

Z uwagi na to, że koszty reprezentacji i reklamy zawsze są objęte limitem, należy zwrócić szczególną uwagę na ich udokumentowanie. Biorąc pod uwagę powyższe przepisy i przedstawiony w zapytaniu sposób dokumentowania w/w kosztów, tj. opisy dokonywane na fakturach na jakie cele zostały przekazane reklamowe przedmioty, a w przypadku promocji własnych wyrobów, zarządzenie właściciela firmy o stosowaniu takiej promocji - stanowią wystarczający dowód poniesienia tych kosztów.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Przy czym w myśl art. 7 ust. 2 przez dostawę towarów na terytorium kraju rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: 1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszeń; 2) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub części. Ponadto zgodnie z art. 7 ust. 3 przepisu powyższej ustawy (czyli art. 7 ust. 2) nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Z powyższych przepisów wynika, iż opodatkowaniu podatkiem VAT nie podlega zużycie towarów na cele bezpośrednio związane z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem, więc także zużycie artykułów spożywczych na cele reprezentacji i reklamy.

Według art. 29 ust. 10 w/w ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku dostawy towarów, o której mowa w art. 7 ust. 2 tej ustawy (czyli przy nieodpłatnym przekazaniu towarów), podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów, a gdy cena nabycia nie istnieje, koszt wytworzenia określony w momencie dostawy tych towarów.

W przedstawionym przypadku przedmiotem przekazania jest kalendarz z nadrukiem. Ceną nabycia tego towaru będzie więc suma cen: nabycia kalendarza bez nadruku oraz nabycia usługi wykonania owego nadruku.

Powyższej informacji udzielono wg stanu prawnego na dzień jej wydania i w oparciu o przedstawiony w zapytaniu stan faktyczny.