Wniosek zawierał braki formalne, w związku z czym pismem z dnia 27 marca 2008 r. nr ILPB1/415-195/08-2/RP Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wezwał do jego uzupełnienia.

Wezwanie doręczono w dniu 2 kwietnia 2008 r., wniosek uzupełniono w dniu 4 kwietnia 2008 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca na podstawie odrębnej umowy zawartej z pracownikami przyznaje ryczałt za używanie samochodów do celów służbowych.

Wysokość miesięcznego ryczałtu określona jest na podstawie aktów wykonawczych: rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

W związku z powyższym miesięczny ryczałt za używanie samochodów do celów służbowych Wnioskodawca ustalił w wysokości 208,95 zł (250 km x 0,8358 zł czyli stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3=208,95 zł).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy pracodawca winien pobierać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od ryczałtu udzielonego pracownikowi socjalnemu za używanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego w pracy na podstawie odrębnej umowy zawartej z tym pracownikiem?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z generalną zasadą zawartą w przepisach o podatku dochodowym, wypłacany pracownikowi ryczałt z tytułu używania w jazdach lokalnych prywatnego samochodu dla celów służbowych stanowi przychód ze stosunku pracy, który w obecnym stanie prawnym podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są: zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż ryczałt za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych jest zwolniony z podatku tylko wówczas gdy obowiązek wypłacenia go pracownikom przez pracodawców wynika wprost z innych ustaw, a także jeżeli przepisy innych ustaw przewidują możliwość przyznawania prawa do zwrotu tych kosztów.

Obecnie Wnioskodawca ustalił, iż możliwość zwolnienia wypłacanych należności z tytułu używania własnego samochodu na rzecz pracodawcy w jazdach lokalnych na mocy art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy:

• pracowników służby leśnej w tym również strażników leśnych na mocy art. 46a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 45, poz. 435 ze zm.)
• listonoszy na mocy art. 6a ustawy z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. Nr 106, poz. 675 ze zm.)
• pracowników socjalnych na mocy art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.)

Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, iż nieopodatkowane są tylko te świadczenia których wypłatę przewidują przepisy ustawy wyznaczające pracodawcy obowiązek ich wypłaty i wskazujące możliwość zwrotu kosztów użytkowania samochodu w pracy.

Interpretacja taka prowadzi do wniosku, że zwolnienie nie może być zastosowane, jeżeli wypłata ryczałtu wynika z umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą czy też z regulaminu wynagrodzenia. Obowiązek ponoszenia przez pracodawcę tych kosztów i możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi bowiem wynikać wprost z innych ustaw.

Podsumowując należałoby stwierdzić, iż w obowiązującym stanie prawnym zwrócone koszty używania samochodów prywatnych w jazdach lokalnych zalicza się do przychodów podlegających opodatkowaniu, co wiąże się z obowiązkiem pracodawcy doliczenia tych przychodów do innych przychodów ze stosunku pracy i pobrania od nich zaliczkę na podatek dochodowy.

Jednakże jak już wyżej wspomniano art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są:

• zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W związku z powyższym należy wskazać, iż kwoty rekompensujące pracownikom koszty używania pojazdów samochodowych dla potrzeb pracodawcy są wolne od podatku tylko w granicach w jakich pracodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy. Granice te wyznaczają limity za kilometr przebiegu pojazdu określone w ww. rozporządzeniach ministra infrastruktury oraz ministra pracy i polityki społecznej i obecnie wynoszą 0,8358 dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 m#179;.

Wnioskodawca, zamiast zwracać pracownikowi koszt jego używania na podstawie przejechanych kilometrów, przyznał pracownikom ryczałt. Jak wynika z § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, maksymalnie miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodów osobowych w gminie dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm#179; wynoszą 250,74 zł.

W świetle powyższych ustaleń Wnioskodawca stwierdza, iż miesięczna kwota ryczałtu wypłacana pracownikom w wysokości 208,95 zł korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż mieści się w granicach limitów określonych we wskazanych rozporządzeniach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów enumeratywnie wymienionych przez ustawodawcę w katalogu zwolnień przedmiotowych, bądź dochodów, od których Minister Finansów zaniechał poboru podatku, w drodze rozporządzenia. Przepis ten normuje tzw. zasadę powszechności opodatkowania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2004 r. Nr 64 poz. 593 ze zm.) - pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy. Przepis ten dodany został przez art. 1 pkt 12 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1487) z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2006 roku.

Powołany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu, w sytuacji gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, iż jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc pod uwagę charakter pracy pracowników socjalnych przyjąć należy, iż przejazdy takie mają charakter jazd lokalnych.

Na podstawie § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Natomiast § 4 pkt 1 ww. rozporządzenia stanowi, iż zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, iż przyznany na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej zwrot kosztów używania pojazdów stanowiących własność pracownika, korzysta ze zwolnienia podatkowego w zakresie wskazanym w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. - w stanie faktycznym opisanym we wniosku - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego, określonego zgodnie z powołanym uprzednio rozporządzeniem.

Podkreślić przy tym należy, że wynikający z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymóg udokumentowania przebiegu pojazdu w stosownej ewidencji nie odnosi się do wypłat ryczałtu pieniężnego - co wprost wynika z treści tego przepisu.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.