Pytanie:

Koszty uzyskania przychodów-diety z tytułu podróży służbowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierowcy w firmie prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie usług transportowychZwolnienia od podatku wartości diet wypłacanych pracownikom za czas podróży służbowej.

Prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych / PKD 60.24. B/.Wnioskiem z dnia 30.12.2006r. / data wpływu 03.01.2007r./ wnosi Pan o interpretację przepisów prawa podatkowego w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierowcy przy działalności gospodarczej prowadzonej w zakresie usług transportowych i wartości diet z tytułu podróży służbowych właściciela świadczącego usługi transportowe oraz o możliwości zwolnienia od podatku dochodowego należności wypłacanych pracownikom tytułem kosztów podróży służbowych w postaci diet.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że zatrudnionym na umowę o pracę pracownikom nalicza i wypłaca Pan diety z tytułu podróży służbowych do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej jak i umowa o pracę pracowników jako miejsce wykonywania działalności /wykonywania pracy przez pracowników/ wymieniają Ozorków: tylko wyjazdy do innych miejsc w kraju i za granicą traktowane są jako podróż służbowa.

W ocenie Pana, diety za czas podróży służbowej wypłacane kierowcom, będącym pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy stanowią koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast wypłacane diety za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto uważa Pan, iż diety osób prowadzących działalność gospodarczą / także w zakresie usług transportowcy /stanowią koszty uzyskania przychodu w wysokości nieprzekraczającej limitu wynikającego z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r., gdyż podobne stanowisko zostało wyrażone w wyroku NSA z 15.09.2005r. /syg. FSK 2175/04/.

Sąd stwierdził, że organy podatkowe bez żadnej ku temu podstawy prawnej przyjęły, że podróż służbowa może mieć miejsce jedynie wtedy, gdy jej celem jest /............/.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu udziela interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy. Artykuł 23 ustawy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodu diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Przepis art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera regulację zgodnie z którą nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących /...../, a więc nie ma zastosowania do wypłat dokonywanych pracownikom mających na celu rekompensatę zwiększonych kosztów utrzymania w trakcie podróży służbowej / tzw. diet/.

Uregulowania kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek ponoszenia wszelkich kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika zadań służbowych. Regulacje w tym zakresie zawiera m. in. art. 77.5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy /Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm./, który stanowi iż pracownikom wykonującym na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową . Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy. Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują odpowiednio: - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju /Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm./ - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju /Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm./.

Przepis art. 77. 5 § 3 Kodeksu pracy daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników /w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie albo umowie o pracę jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania/. W myśl art. 77. 5 § 4 Kodeksu pracy ustalona przez przedsiębiorcę wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami nie może być jednak niższa od wysokości diety ustalonej dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej /tj. wynikających z przywołanych wyżej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej/. W przypadku braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę w myśl art. 77.5 § 5 Kodeksu pracy pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej. Z uwagi na obowiązujące pracodawcę uregulowania kodeksu pracy, zgodnie z którymi wszystkie niezbędne koszty związane z wykonywaniem zadań służbowych, poniesione przez pracownika obciążają pracodawcę.

Kwalifikacja ponoszonych przez podatnika wydatków jako kosztów uzyskania przychodów następuje z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ust. 1 oraz w oparciu o art. 23 ust. 1 w/w ustawy z dnia 26 lipca 1991r.

Zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 1 w/w ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Użyty przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy zwrot " wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodu" oznacza, iż podatnik ma możliwość odliczenia od przychodu wszelkich wydatków pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub mogło mieć wpływ na wielkość uzyskanego przychodu. Jak wynika z brzmienia art. 22 ust. 1 w/w ustawy o pdof decydującym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania jest zaistnienie łącznie następujących przesłanek:

celem poniesienia wydatku powinno być osiągnięcie przychodu, wydatek powinien być faktycznie poniesiony i prawidłowo udokumentowany, a także wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztu uzyskania przychodu w art. 23.

Wymieniony art. 22 ust. 1 otrzymał nowe brzmienie od 1 stycznia 2007r. wprowadzone ustawą z dnia 16 listopada 2006r.o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw /Dz. U. Nr 217, poz. 1588/.

W świetle nowej definicji " kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ".

Zdefiniowanie na nowo pojęcia kosztów miało na celu wyeliminowanie rozbieżności dotyczących kwalifikowania kosztów do kosztów uzyskania w zależności od ich poniesienia. w celu osiągnięcia przychodu.

W stanie prawnym obowiązującym do dnia 1 stycznia 2003 roku definicja " podróży służbowej" znajdowała się w rozporządzeniu wykonawczym / § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Dz. U. Nr 69, poz. 454 oraz rozporządzenia z dnia 3 lipca 1998roku w sprawie zasad ustalania wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. Nr 89, poz. 568/. Przepisy te stanowiły odpowiednio, iż "podróżą służbową" jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu bądź państwie określonym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego.

W stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003r. - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju / Dz. U. Nr 236 , poz. 1991r. ze zm./ - w przepisie § 1 ograniczono się jedynie do stwierdzenia , że rozporządzenie określa szczegółowe zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju , zwanej dalej "podróżą " , bez wskazania co należy rozumieć przez "podróż służbową".

Skoro zatem ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani Kodeks Pracy, jak również rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie wyjaśniają w sposób dostateczny co należy rozumieć pod pojęciem " podróży służbowej ", należałoby się odnieść do potocznego rozumienia tego zwrotu. Według "Słownika Współczesnego Języka Polskiego " pod redakcją A. Sikorskiej - Michalik i O. Wojniłko / Wydawnictwo Przegląd Reders Digest, Warszawa 1998/, "służbowy ", to mający związek z zorganizowaną, zhierarchizowaną pracą, zwłaszcza w instytucji państwowej. W związku z tym należy przyjąć, że podróż służbowa to podróż mająca związek z zorganizowaną pracą.

Wynika z tego, że skoro kierowca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w sposób zorganizowany przemieszcza się w celu dostarczenia towaru / w kraju lub za granicą/, to jego podróż jest podróżą służbową, w trakcie której może ponosić wydatki / na swoje utrzymanie/ związane z pracą. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy towar przewozi własnym środkiem transportu, cz też innym pojazdem/ np. wypożyczonym, czy należącym do zleceniodawcy/. Jednakże dla osób prowadzących działalność gospodarczą wydatki związane z podróżami służbowymi ograniczone zostały do wysokości diet przysługujących pracownikom, a określonych w w/w rozporządzeniach.

Z przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynika jedynie, iż ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom .Oznacza to że osobom tym przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach zakreślonego limitu, tj. w wysokości diet przysługujących pracownikom.

Cytowane rozporządzenia wskazują, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży i ewentualnie, w służbowych podróżach zagranicznych, na pokrycie innych drobnych wydatków. Z kolei na pokrycie kosztów noclegu nie przysługuje dieta, lecz ryczałt w określonej wysokości.

W związku z tym z literalnego brzmienia przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie wynika, że osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące z tytułu odbywania podróży służbowych mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie wartość diet w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, a nie koszty ryczałtu za noclegi.

Powyższe stanowisko zostało zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi syg. akt ISA/Łd 1611/06 z dnia 16 grudnia 2006r.

Należności wypłacane pracownikowi tytułem kosztów podróży służbowych stanowią u niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 w/w ustawy z dnia 26 lipca 1991r., jednak przychód ten, w przypadkach określonych w/w ustawą korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, gdyż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują wyżej powołane już przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002r.

• z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.
• z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.

Udzielona interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz stan faktyczny przedstawiony w Pana wniosku, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu podziela Pana stanowisko w sprawie i uznaje je - za prawidłowe.

Stosownie do przepisu art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja, o której mowa w art. 14a § 1, nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta. Jeżeli jednak zastosuje się do tej interpretacji, organ nie może wydać decyzji określającej lub ustalającej zobowiązanie podatkowe bez zmiany albo uchylenia postanowienia, o którym mowa w art. 14a § 4, jeżeli taka decyzja byłaby niezgodna z interpretacją zawartą w tym postanowieniu. Interpretacja jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5 art. 14b.