Pytanie:

W jaki sposób należy dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w przypadku gdy w imieniu klienta ponoszone są opłaty urzędowe ?

Jak wynika z treści art.14a § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60 ze zmianami), stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego na pisemne zapytanie podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Składając wniosek, podatnik, płatnik lub inkasent jest obowiązany do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie.

W myśl art.14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny przedstawiony przez Panią .......... w cytowanym wyżej wniosku przedstawia się następująco.

Podatniczka świadczy usługi w zakresie ochrony własności przemysłowej i zdarza się, że udzielone jej przez klienta pełnomocnictwo do prowadzenia sprawy obejmuje również wnoszenie w jego imieniu opłat urzędowych wymaganych przez Urząd Patentowy. Pani ........... należnymi opłatami obciąża klienta wystawiając notę księgową, a po otrzymaniu należności na konto, dokonuje ich przelewu na rzecz Urzędu Patentowego oraz ponosi koszty opłaty skarbowej koniecznej w danej sprawie.

Ponieważ księgowanie wpływu na podstawie noty księgowej jako przychodu, w sytuacji gdy w dniu następnym, dokładnie taka sama kwota stanowi koszt w postaci dokonanych opłat urzędowych i skarbowych, zdaniem podatniczki, stanowi sztuczne podwyższanie obrotów w związku z powyższym, wyżej opisane operacje nie powinny być uwidaczniane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a jedynie zachowane w celach kontrolnych i dowodowych w aktach prowadzonej sprawy. Pani .......... nadmieniła, że wystawia fakturę VAT za samą usługę.

Zgodnie z treścią art.14 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 ze zmianami) za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, na podstawie art.5 ust.1 pkt ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz.535 ze zmianami), podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art.7 ust.1 przez dostawę towarów, o której mowa w art.5 ust.1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Natomiast zgodnie z art.8 ust.1, przez świadczenie usług, o którym mowa w art.5 ust.1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki mniemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy w rozumieniu art.7.

Ponoszenie opłat przez Panią ............. na rzecz Urzędu Patentowego i innych opłat skarbowych w imieniu klienta nie jest zatem zaliczane do czynności określonych w art.5 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Do przychodów nie zalicza się również , zgodnie z art.14 ust.3 pkt 3a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwróconych innych wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z treści pisma, Pani .............. prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Sposób prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. Nr 152, poz.1475 ze zmianami).

Zgodnie z treścią § 11 ust.1, 2 i 3 wymienionego wyżej rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust.4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Podstawą zapisów w księdze, zgodnie z § 12 ust.3, są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zatem w przypadku, jeżeli Pani .............. poniosła koszt w postaci znaków skarbowych lub innych opłat za klienta, powinna wydatek ten udokumentować, w sposób określony w § 13 pkt 5 rozporządzenia, czyli na podstawie sporządzonego przez siebie dowodu zawierającego dane wymienione w § 12 ust.3 pkt 2. Natomiast w momencie zwrotu powyższych wydatków, po sporządzeniu kolejnego dowodu dokumentującego tę operację gospodarczą, podatniczka powinna pomniejszyć koszty (ze znakiem "-" lub kolorem czerwonym) o wartość jaka została jej zwrócona.

Biorąc powyższe pod uwagę tutejszy organ stwierdza, że stanowisko zawarte w piśmie z dnia 27 kwietnia 2006 r.jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art.14b § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej, interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Na niniejsze postanowienie stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu . Zażalenie wnosi się za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Oleśnie w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

Zażalenie podlega opłacie skarbowej w wysokości 5,00 zł. na wniosek i 0,50 zł. od każdego załącznika.