Pytanie:

Jestem wspólnikiem spółki cywilnej, której działalność polega na transporcie drogowym towarów, na terenie Unii Europejskiej, na rzecz podmiotów duńskich. Jeden z kontrahentów wystawia dokumenty o nazwie "Rechnung", obciążające spółkę za wypożyczone "choinki", na których w chłodniach przewożone są np. półtusze. Po zdaniu naczepy wraz z kompletem tych "choinek" (haków) wystawiany jest dokument o nazwie "Gutschrift", który zdejmuje z nas obciążenie z tytułu wypożyczenia tychże choinek. Moje pytanie brzmi: Czy spółka powinna w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujmować niniejsze dokumenty i ewentualnie wg jakiego kursu je przeliczać?

W dniu 27.02.2006r zwrócił się Pan do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łukowie z prośbą o zajęcie stanowiska w następującej sprawie: jest Pan wspólnikiem spółki cywilnej, której działalność polega na transporcie drogowym towarów, na terenie Unii Europejskiej, na rzecz podmiotów duńskich. Jeden z kontrahentów wystawia dokumenty o nazwie "Rechnung", obciążające spółkę za wypożyczone "choinki", na których w chłodniach przewożone są np. półtusze. Po zdaniu naczepy wraz z kompletem tych "choinek" (haków) wystawiany jest dokument o nazwie "Gutschrift", który zdejmuje z nas obciążenie z tytułu wypożyczenia tychże choinek. Pana pytanie brzmi: Czy spółka powinna w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujmować niniejsze dokumenty i ewentualnie wg jakiego kursu je przeliczać?

Zdaniem Pana, spółka nie powinna księgować niniejszych dokumentów, gdyż nie wiążą się z nimi żadne przepływy pieniężne. Nie powstaje ani koszt, ani przychód. Dopiero w momencie gdyby się zdarzyło, że jakieś "choinki" zagubimy i będziemy musieli zapłacić za nie, powstanie koszt podatkowy, który przeliczymy wg kursu średniego NBP z dnia obciążenia. Księgowanie niniejszych dokumentów podwyższało by sztucznie obroty i koszty spółki.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łukowie informuje, że kwestia dokumentowania zapisów w księdze podatkowej została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z § 12 ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:1)faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach lub2) inne dowody wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczychoznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 12 ust. 4, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała (...).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że dokumenty o nazwach "Rechnung" i "Gutschrift" nie są dokumentami sporządzonymi w języku polskim, natomiast ewentualne obciążenia spółki wynikające z ich treści mogą zaistnieć wyłącznie w wypadku zagubienia "choinek" służących do przewozu towarów. Zdaniem tutejszego organu podatkowego, dokumenty te nie mogą być podstawą dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie należy ewidencjonować w księdze zdarzeń gospodarczych, które nie niosą za sobą konsekwencji podatkowych. Wystawienie tych dokumentów nie skutkuje ani poniesieniem wydatku ani uzyskaniem przychodu. Dopiero nienależyte wykonanie usługi przez spółkę (poprzez zagubienie "choinki") będzie niosło za sobą konieczność ewentualnej zapłaty kary umownej bądź odszkodowania na rzecz kontrahenta.

Tutejszy organ podatkowy nie rozstrzyga w niniejszym postanowieniu kwestii uznania ewentualnego obciążenia spółki za wady powstałe przy wykonaniu usługi za koszt uzyskania przychodów, ponieważ nie jest to przedmiotem Pańskiego zapytania.

W świetle wyżej przytoczonych przepisów prawa podatkowego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łukowie stwierdza, że stanowisko Pana w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe.