Pytanie:

Czy koszty działalności związane z użyczeniem lokalu mogą być rozliczane na podstawie noty obciążeniowej i dokumentowane kopiami odpowiednich rachunków np. medii?

Zasady dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 152 , poz. 1475 ze zm.) Zgodnie z § 12, ust.1 tego rozporządzenia zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Na podstawie ust.3 pkt 1 i 2 powołanego wyżej § 12 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe , którymi są :faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP , dokumenty celne , rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące , zwane dalej ? fakturami?, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach , lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14 , stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej :a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron ( nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej , której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej , której dowód dotyczy , z tym , że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu , wystarcza podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie , jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Natomiast § 13 powołanego rozporządzenia stanowi , iż za dowody księgowe uważa się również :

dzienne zestawienia dowodów ( faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego , otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć ,

dowody opłat pocztowych i bankowych ,inne dowody opłat , w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat , dokumenty zawierające dane , o których mowa w § 12, ust.3, pkt 2. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być również udokumentowane ? dowodami wewnętrznymi?, ale dowód taki - zgodnie z postanowieniami § 14 , pkt 7 w|w rozporządzenia może dotyczyć tylko enumeratywnie wymienionych w tym przepisie zdarzeń., tzn. mi in. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną , telefon , wodę , gaz i centralne ogrzewanie , w części przypadającej na działalność gospodarczą ; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Tak więc w świetle przytoczonych wyżej przepisów stanowisko Pana wyrażone w piśmie jest prawidłowe.